Нормативно-правовая база для разработки должностных инструкций. Разработке должностных инструкций предшествует изучение всех нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения этих организационно-правовых документов.

Основные нормативно-правовые акты, с учетом которых должна разрабатываться должностная инструкция:

1. Федеральный уровень:

· Конституция РФ;

· Трудовой кодекс РФ;

· «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждена Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта российской федерации»);

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»);

· «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года);

· «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 года №367);

· «Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №298);

· «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37);

· Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

· Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утвержденные Минтруда РФ;

· Постановление Правительства РФ от 31 октября 2002 года №787 «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

· Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Министерства.

2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.

3. Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления (например, Решение Омского городского Совета от 23 апреля 1997 года №324 «Об утверждении Положения о порядке назначения на должность и освобождения от нее руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений» указывает на обязанность руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений утверждать должностную инструкцию для работника, с которым он заключил трудовой договор).

4. Локальный уровень (локальные нормативно-правовые акты работодателя):

· Правила внутреннего трудового распорядка;

· Коллективный договор (Положение о персонале и другое);

· Штатное расписание;

· Положения о структурном подразделении;

· Приказы о разграничении полномочий между руководителями организации;

· Положение о должностной инструкции.

Основой для разработки содержания должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ. Эти документы перечисляют основные элементы, которые должны быть в инструкции: наименование должности, специальности, профессии работника, требования к уровню его знаний, примерный перечень обязанностей.

Квалификационные характеристики призваны регламентировать содержание выполняемых функций работников, способствовать «обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом». В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности.

2.2 Положение о должностной инструкции

При разработке должностных инструкций рекомендуем ввести соответствующее положение, в котором будет подробно оговорен порядок разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной инструкции работника, а также указаны лица (структурное подразделение), непосредственно отвечающие за эту разработку.

Положение о должностной инструкции - необязательный документ, но лучше не пренебрегать этим локальным актом. Он позволяет упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы. Положение о должностной инструкции вступает в силу после его утверждения руководителем, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

Образец Положения о должностной инструкции

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель ООО «_______________»

_____________/___________/

«__»___________2006 г.

ПОЛОЖЕНИЕ О ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

ООО «__________________________»

Наименование организации

1. Общие положения.

2. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции.

3. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции.

4. Заключительные положения.

1. Общие положения

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, основные права, обязанности и ответственность должностного лица (работника) при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Должностные инструкции разрабатываются для реализации следующих целей:

- рациональное разделение труда;

- повышение эффективности управленческого труда;

- создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;

- регламентация взаимоотношений работника и работодателя;

- обеспечение объективности и обоснованности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания;

- организация оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров;

- укрепление трудовой дисциплины в организации;

- составления трудовых договоров;

- разрешение трудовых споров.

Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретного работника, в соответствии со штатным расписанием, Правилами внутреннего трудового распорядка, с соблюдением Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации и иными нормативно-правовыми актами. Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.

1.1. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции:

В должностной инструкции указывают наименование организации, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.

Должностная инструкция состоит из разделов:

·                   Общие положения. В разделе указывают: наименование должности; требования, предъявляемые к образованию и стажу работы должностного лица, замещающего данную должность (квалификационные требования); непосредственная подчиненность (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо); порядок назначения и освобождения от должности; наличие и состав подчиненных; порядок замещения (кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия; кого замещает данное должностное лицо); возможность совмещения должностей и функций; нормативная база его деятельности (основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, на основании которых должностное лицо осуществляет служебную (трудовую) деятельность и реализует свои полномочия). В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности.

·                   Должностные обязанности. Раздел содержит перечень основных функций должностного лица. Кроме того, в этом разделе указываются обязанности должностного лица, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководителя организации.

·                   Права. Раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает должностное лицо при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. В разделе отражаются взаимоотношения должностного лица с другими структурными подразделениями организации и должностными лицами исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий. Кроме того, в разделе конкретизируют права должностного лица с учетом специфики выполняемых должностных обязанностей.

·                   Ответственность. В разделе указывают меру ответственности должностного лица за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными правовыми актами и трудовым законодательством РФ. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность должностного лица.

Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления, который ведется в организации и служит доказательством того, что работник ознакомился с должностной инструкцией.

Должностная инструкция должна быть согласована с правовым отделом (юрисконсультом) организации. При необходимости она согласовывается с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Должностную инструкцию утверждает руководитель организации. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с Положением.

Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится путем издания приказа руководителя либо утверждения текста должностной инструкции в целом с учетом вносимых изменений и дополнений.

1.2. Требования к оформлению реквизитов должностной инструкции.

Наименование организации - наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Наименование документа - чтобы придать бланку должностной инструкции юридическую силу, нужно кроме названия организации указать и название организационно-распорядительного документа (должностная инструкция). Наименование «должностная инструкция», как правило, пишется в левом верхнем углу бланка. В принципе, если ваше эстетическое чувство требует, чтобы название стояло в центре, это не будет большим нарушением. На юридическую силу это не окажет никакого влияния.

Дата и номер документа - датой документа является дата его утверждения. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел и др.

Заголовок к тексту (наименование должности) - заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос: кого? Например: Должностная инструкция инспектора отдела кадров.

Гриф утверждения - при утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Подпись разработчика документа - в состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Гриф согласования - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Отметка об ознакомлении работника с документом - после вступления инструкции в действие необходимо ознакомить с ней работника и поставить отметку об ознакомлении. Порядок ознакомления с должностными инструкциями нормативными документами не регламентируется. В состав этого реквизита входят: личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке. Бланк следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Утвержденную инструкцию (вместе с листом ознакомления, если он есть) нумеруют, подшивают и заверяют печатью организации. На обороте последнего листа инструкции делают запись: «В должностной инструкции пронумеровано, подшито столько-то листов» (количество листов – прописью). Лицо, утверждавшее должностную инструкцию, заверяет своей подписью данную запись, ставит расшифровку подписи и дату. И, наконец, ставится печать.

1.3. Внесение изменений в должностные инструкции.

Чтобы должностные инструкции не стали бесполезными бумагами, они должны быть динамичными, оперативно отражающими структурно-организационные, производственные и иные изменения. Поэтому особое внимание следует уделять их своевременному обновлению. Такой подход делает должностные инструкции актуальными документами, содержание которых соответствует условиям, задачам и потребностям управления.

Внесение изменений в должностные инструкции необходимо в следующих случаях:

· при изменении должностных правомочий и обязанностей;

· при переводе на другую должность (работу) у того же работодателя;

· при возложении на работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности);

· при реорганизации юридического лица;

· при изменении штатного расписания (сокращении штатов, введении новой штатной единицы);

· при изменении наименования организации (или внесения иных изменений в учредительные документы) или структурного подразделения;

· при изменении фамилии (или инициалов) работника, если инструкция была индивидуальной (персональной) и др.

Заключение

Движение потоков документов, поступающих из других организаций (входящих), отправляемых в другие организации (исходящих), создаваемых и используемых в организации (внутренних), отражается в Инструкции. Несмотря на то, что обязательность должностных инструкций возникает только в строго определенных случаях, именно она позволит работодателю:

·      Рационально распределить обязанности между работниками.

·      Правильно организовать отбор кадров при найме, произвести их последующую расстановку.

·      Укрепить служебную дисциплину.

·      Повысить эффективность деятельности организации.

·      Создать организационно-правовую основу деятельности сотрудников.

·      Повысить ответственность сотрудника за результаты своей деятельности.

·      Обеспечить объективность оценки при аттестации сотрудника.

·      Применить адекватные меры поощрения и дисциплинарных взысканий.

·      Избежать трудовых споров

Порядок в организации наступит тогда, когда деятельность сотрудников будет регламентирована. Может быть, не стоит экономить на разработке управленческой документации?

Список литературы

1.         Современное делопроизводство Кирсанова М.В. М: Инфра – М 2000.

2.         ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003.

3.             ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.

4.     Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 461 с.

5.     Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. ИПК Издательство стандартов, 1995

6. Справочник секретаря и офис-менеджера. Издатель ЗАО «МЦФЭР» 2006

Страницы: 1, 2, 3