Дела помещаются на архивные полки, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их физическую сохранность.
Документы структурного подразделения могут выдаваться делопроизводителем во временное пользование работникам Инспекции.
Основные правила устанавливают сроки пользования делами, выданными для работников структурных подразделений Инспекции — десять дней. В случае необходимости продления срока пользования делами производится переоформление документов на их выдачу.
Запрещается брать документы из дел структурного подразделения без уведомления начальника структурного подразделения.
Изъятие документов из дел, находящихся в оперативном хранении, производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления, с уведомлением руководителя Инспекции и с оставлением в деле копий изъятых документов, а также документа фиксирующего причину выдачи подлинников.
На выданное по служебной необходимости дело заполняется карта–заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел из хранилища учитывается в книгах выдачи дел. За своевременным возвращением дел устанавливается контроль.
Состояние возвращенных после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы. Проверяется физическое состояние возвращенных дел (наличие всех листов, целостность листов, обложек, отсутствие помет исследователя на документах и т.д.).
Если судебным или следственным органам необходимо изъять документы, то это должно оформляться по их письму с разрешения руководителя Инспекции и с составлением акта об изъятии. При возможности из дел постоянного хранения выдаются только документы, интересующие органы, при этом вместо изъятых листов оставляются их копии (фотографические, ксерографические или машинописные), заверенные ответственным должностным лицом Инспекции. Акт об изъятии документов хранится в деле.
При необходимости передачи в сторонние организации документов, полученных по электронной почте и подписанных электронно-цифровой подписью (ЭЦП), необходимо выполнить следующее:
· уполномоченному работнику представляется распечатанная (бумажная) копия документа и электронный документ (вместе с ЭЦП);
· уполномоченный работник сверяет текст копии и электронного документа и проверяет подлинность ЭЦП;
· в случае соответствия текста копии тексту электронного документа и правильности ЭЦП, уполномоченный работник ниже реквизита «Подпись» проставляет заверительную надпись: «Копия верна» или «Верно»; свою должность; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения;
· копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению руководства Инспекции.
Всем предприятиям и учреждениям Инспекцией выдаются справки только на основании письменного запроса.
Архив структурного подразделения – отдела по работе с налогоплательщиками Инспекции находится в здании Инспекции на первом этаже. В комнате отсутствуют магистральные трубопроводы (газовые, водопроводные, канализационные и др.).
В целях защиты документов Инспекции от хищения, на окне установлены откидные металлические решетки. Помещение архива оборудовано пожарно-охранной сигнализацией.
В архиве Инспекции проложена скрытая электропроводка. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства используются закрытого исполнения. Распределительные электрощиты, предохранительные пробки и отключающие рубильники установлены вне хранилища.
В архиве отдела по работе с налогоплательщиками используют лампы накаливания с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники удалены от коробок с документами не менее чем на 50 сантиметров. Розетки снабжены крышками. Шнуры пылеса и переносных светильников заключены в резиновые шланги. Переносные светильники оборудованы защитными стеклянными колпаками и сетками.
Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-30 лк.
Архив отдела по работе с налогоплательщиками располагать в комнате с окнами, выходящими на северную сторону.
Основным противопожарным оборудованием архива отдела по работе с налогоплательщиками являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Так как площадь архива отдела по работе с налогоплательщиками составляет 25 кв. метров, то там установлен один углекислотный огнетушитель. Между сотрудниками распределены обязанности на случай пожара, составлен план эвакуации документов. Все электрооборудование архива отдела по работе с налогоплательщиками обеспечено заземлением.
Хранение документов Инспекции ведется в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций».
В архиве отдела по работе с налогоплательщиками поддерживается постоянная температура воздуха в пределах 14-20ºС и относительная влажность воздуха – 45-60%. Для контроля температурно-влажностного режима архива используется психрометр. Прибор состоит из двух термометров - сухого для измерения температуры воздуха и влажного для определения влажности воздуха. Показания заносят в специальный регистрационный журнал.
В архиве отдела по работе с налогоплательщиками используются металлические односторонние стеллажи. Высота стеллажа не превышает 2,2 м. Стеллажи установлены на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами 1-1,2 м, остальных проходов – не более 70-80 см. В помещении архива установлены металлические шкафы.
Принципы хранения отдельных видов документов Инспекции
1. Документы налоговой и бухгалтерской отчетности (налоговые декларации и бухгалтерская отчетность).
Документы налоговой и бухгалтерской отчетности, предоставленные крупнейшими и основными налогоплательщиками Инспекции, хранятся в самостоятельных «налоговых делах» указанных налогоплательщиков.
Документы налоговой и бухгалтерской отчетности налогоплательщиков, не относящихся к крупнейшим и основным налогоплательщикам, не рассортировываются по «налоговым делам» отдельных налогоплательщиков и группируются по видам однородных документов.
Допускается ведение «налоговых дел» налогоплательщиков, не относящихся к крупнейшим и основным налогоплательщикам, сформированных по нескольким налогоплательщикам.
2. Документы, касающиеся проведения и оформления результатов налоговых проверок, предоставленные налогоплательщиком пояснения, письма, запросы, копии ответов на них, судебные дела определяются ни хранение в отдельные папки («досье налогоплательщика»). Допускается хранение («досье налогоплательщика») рядом с «налоговым делом» налогоплательщика.
Документы Инспекции хранятся в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
Таким образом, в заключение данной работы можно сделать следующие выводы.
Во-первых, оперативное хранение документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов.
Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.
В-третьих, порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает несанкционированный доступ пользователей к документам.
В-четвертых, основные требования к хранению документов в организации обеспечивают технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений.
В Инспекции рационально используются средства для документооборота. Следует отметить что, внедрение персональных компьютеров, обеспечение свободного доступа к сети Интернет эффективно для повышения работы документационной службы предприятия в целом и организации хранения документов в делопроизводстве.
В Инспекции имеются документы в электронной форме, создаваемые сотрудниками организации на компьютерах, полученные по электронной почте, переведенные в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Но вопрос об их упорядочении и организации хранения еще до конца не решен.
Электронное хранение документов позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).
Таким образом, если Инспекция, полностью перейдет на безбумажный документооборот, то имеется возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под хранилища. Автоматизированные технологии позволят существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.
В данной работе проанализировано, каким образом в Инспекции достигается организация хранения документов в делопроизводстве. Выяснено, что текущее хранение дел Инспекции осуществляется по месту их формирования. Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут начальники структурных подразделений Инспекции.
Номенклатура дел Инспекции предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13
