Во главе исполнительного органа находится директор. В обязанности директора входит управление всеми структурами и подразделениями фирмы, организация функционирования, постановка целей, распоряжение имуществом и средствами, заключение и расторжение договоров, открытие счетов в банках, стимулирование подчиненных руководителей, принятие решений, и всего что необходимо для эффективного функционирования организации. Обслуживание клиентов, работа с поставщиками, анализ объема продаж - это основные функции которые выполняет менеджер по продажам, занимающий среднее положение в структуре управления. От него во многом зависит количество клиентов, объёмы продаж, качество обслуживания, расширение клиентурной базы. Это не менее ответственная должность чем, директор фирмы, поэтому он должен обладать всеми необходимыми качествами для успешной работы. И не малое значение имеет рациональное использование рабочего времени. Для анализа затрат рабочего времени руководителей будем использовать метод «Фотография рабочего дня», чтобы можно было судить о рациональном и не рациональном использовании рабочего времени.
Фото рабочего дня директора фирмы «Сэвэн Сис-бар»
№ п/п
Наименование вида работ
Продолжительность
Время, мин.
1
Приход, подготовка рабочего места
8:00-8:15
15
2
Координация рабочих по телефону
8:15-8:35
20
3
Просматривает документы
8:35-8:55
4
Личные нужды
8:55-9:00
5
Проведение совещания
9:00-9-30
30
6
Анализ мощности фирмы
9:30-9:50
7
Работа с текущей документацией
9:50-10:30
40
8
Приём посетителей
10:30-11:30
60
9
Личная нужды
11:30-11:35
10
Подготовка договоров
11:35-11:55
11
Личный звонок
11:55-12:00
12
Деловая встреча
12:00-12:45
45
13
Обход отделов, сбор информации у сотрудников
12:45-13:00
14
Обед
13:00-14:00
Разработка плана совершенствования нормирования расходов
14:00-14:35
35
16
Обработка документов, их рассмотрение и подписание
14:35-15:05
17
Разговор с менеджером по продажам
15:05-15:30
25
18
15:30-15:40
19
Обсуждение заказа с поставщиками по телефону
15:40-16:00
Разговор с руководителем отдела снабжения
16:00-16:15
21
Составление указаний и распоряжений на следующий день
16:15-16:30
22
Анализ дня и составление планов на завтра
16:30-17:00
Фото рабочего дня менеджера по продажам фирмы «Сэвэн Сис-бар»
Наименование затрат рабочего времени
Время (мин)
8:00-8:10
Обслуживание клиента
8:10-8:30
Получение и ознакомление с электронной почтой
8:30-9:00
Получение из бухгалтерии списка оплаченных счетов, ознакомление с ним
9:00-9:15
Проверка наличия оплаченных товаров на складе
9:15-9:35
9:35-9:45
9:45-9:50
Составление заказа поставщикам
9:50-10:15
Обслуживание клиентов
10:15-12:55
160
12:55-13:00
14:00-16:00
120
Уход по личным надобностям
16:00-16:05
Отдых
16:05-16:10
Разговор с сослуживцем на личную тему
16:10-16:25
16:25-16:40
Составление плана на следующий день
16:40-17:00
Для наглядности, упрощения и выражения в процентах, объединим данные затрат времени в группы:
1). Инструктаж, контроль и управление;
2). Организационно-административная деятельность;
3). Социально-бытовая деятельность;
4). Затраты на личные нужды.
Составим сводные таблицы затрат.
Затраты времени директора составили:
№
Наименование группы
%
Инструктаж, контроль и управление производственным процессом
370
77
Организационно-административная деятельность
70
Социально-бытовая деятельность
Личные надобности
Итого:
480
100
Затраты времени менеджера по продажам составили:
360
75
Сравним затраченное время по группам с нормативами затрат времени по тем же группам.
Видно расхождение затрат времени и у директора и у менеджера по продажам по всем группам. По некоторым группам у них излишек затраченного времени, а значит, они перерабатывают, выполняя отдельные функции. Можно сделать вывод, что им нужно оптимизировать затрачиваемое время, в противном случае пользы от их деятельности будет мало. Полученные данные так же можно проанализировать с помощью системы специальных коэффициентов, которые составляют единый комплекс. Его обычно предлагают выполнить руководителям или специалистам после завершения периода наблюдения для анализа эффективности своей деятельности.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
