Рефераты. Организация коммуникации на предприятии






Многозвенность нисходящих коммуникаций может стать причиной искажения информации. Проделав сложный путь движения вниз по лестнице управления, сообщение может потерять свой первоначальный смысл. Поэтому налаживание системы нисходящих коммуникаций является важной управленческой задачей.

Для того чтобы сотрудники были причастны к делам организации и чувствовали свою ответственность за результаты ее деятельности, необходимо использовать систему информации. К наиболее распространенным средствам информации относятся:

- доски объявлений;

- демонстрационные витрины и стенды;

- циркулярные письма и распоряжения;

- информационный листок, газета или журнал;

- групповые обсуждения;

- общие собрания.

Широкие возможности в этом смысле открывают локальные компьютерные сети, позволяющие оперативно, без лишних звеньев и, что немаловажно, без существенных затрат информировать всех сотрудников

Восходящие коммуникации - коммуникации, направленные снизу вверх - от подчиненных к руководителю.

Информация, передаваемая вверх по иерархической лестнице, является важным элементом эффективной организационной деятельности, так как позволяет менеджменту получить сведения о том, что происходит на предприятии. Если восходящий информационный поток ослабевает, то руководство начинает испытывать нехватку сведений, необходимых для принятия обоснованных управленческих решений.

По содержанию передаваемой информации можно выделить Несколько видов восходящих коммуникаций:

- сообщения работников о самих себе, о результатах своей работы и о своих проблемах;

- сообщения работников о других людях, коллегах, о результатах их деятельности и проблемах;

- мнения и оценки работников деятельности организации, политики руководства;

- предложения работников, их видение необходимых перемен. При этом каждый из указанных видов сообщений может касаться:

- личной информации — о взглядах, настроении, переживаниях работника, его личных проблемах и нуждах;

- информации производственно-технического характера, являющейся частью обратной связи в ходе производственного процесса.

Анализ практики деятельности подавляющего большинства предприятий показывает, что нисходящие коммуникации превалируют над восходящими. Это положение не случайно. При организации восходящих коммуникаций менеджеры сталкиваются с рядом проблем, решение которых необходимо для четкой и эффективной работы данной системы коммуникаций.

Главная проблема заключается в нежелании работников сообщать "наверх" то, что, по их мнению, может навредить им или их коллегам. Поэтому важная информация о происшествиях и срывах может оказаться недоступной руководству, поступить с опозданием или в искаженном виде. Может происходить также фильтрация информации, которая является определенной формой "цензуры" снизу, когда работники доводят до сведения руководителей только то, что, как им кажется, хотел бы услышать начальник. Это может привести к существенным, сознательным или несознательным искажениям информации. Так, работник может преувеличить собственный трудовой вклад или скрыть свои недоработки. Движение восходящей информации может задерживаться, если негативная информация будет придерживаться на каждом уровне иерархической лестницы и не доводиться вовремя до руководителя. В результате управленческие решения, принимаемые руководством организации, могут запоздать.

Вышесказанное позволяет сделать вывод, что создание эффективной системы восходящих коммуникаций требует серьезной организационной работы, в процессе которой необходимо использовать разнообразные формы и методы.

Прежде всего, следует обеспечить достаточно высокий уровень формализации восходящих коммуникаций, определив, кто, кому, в каком виде, когда и о чем сообщает. Зачастую, сталкиваясь со своим начальником, сотрудники испытывают страх и трепет, переживают чувство зависимости и собственной незначительности. Это создаёт психологический барьер, препятствующий передаче достоверной информации. Поэтому руководству важно добиться доверия подчиненных, чтобы между ним и подчиненными не было препятствий для передачи и получения достоверных сведений.

Необходимо также создать такую атмосферу, при которой работник был бы заинтересован в передаче информации "наверх", чтобы он чувствовал, что его сведения нужны, их ценят, на га основании принимают решения. Поэтому для менеджеров очень важно уметь слушать подчиненных.

Повышению действенности восходящих коммуникаций служат:

- проведение политики открытых дверей, когда высший менеджмент организации доступен для работников и может помочь в решении их проблем;

- наличие процедуры обжалования, когда работник может обратиться с жалобой на решение непосредственного начальника к вышестоящему руководителю;

- консультации, опросы, беседы с работниками (особенно важны указанные формы работы с увольняющимися сотрудниками, с тем чтобы понять причины, побудившие их к этому);

- партисипативные методы - привлечение работников к принятию решения;

- наличие представителя — специального менеджера для получения информации о настроениях и взглядах работников и решения их проблем.

Хотя данный метод не получил широкого распространения, в некоторых организациях его применение дает положительные результаты. На советских предприятиях роль представителей выполняли профсоюзные работники.

"Горизонтальные коммуникации - коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации."

Как правило, горизонтальные коммуникации в организации не только способствуют передаче информации коллегам, но и содержат также просьбы о поддержке или координации действий. Они позволяют исключить лишние звенья из процесса передачи информации, делают его более оперативным и точным. По содержанию горизонтальные коммуникации могут быть разделены на три вида:

1) направленные на привлечение внимания к проблемам внутри подразделения (просьба о помощи);

2) направленные на координацию деятельности подразделений (сообщения направлены на выполнение совместно решаемых задач);

3) содержащие консультации для других подразделений функциональных специалистов — по финансам, производству, праву, компьютерам и т.д. и направленные на помощь в решении соответствующих проблем другого подразделения.

Для стимулирования горизонтальных коммуникаций могут создаваться специальные рабочие группы или постоянные комитеты, в которых вместе действуют представители разных функциональных подразделений. В ходе обсуждения каждый член комитета может понять проблемы другого. С целью повышения эффективности горизонтальных коммуникаций многие организации внедряют элементы матричных структур.

Диагональные коммуникации - коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Они используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднены.

Невербальные коммуникации - невербальное поведение человека связано с его психологическим состоянием и служит средством его выражения. Как бы человек ни старался, он не может удержаться от невербальных сообщений. Невербальное поведение помогает создать образ партнера по общению.

В основе невербальной коммуникации лежит информация, посланная отправителем без использования слов. Основное назначение невербальных средств состоит в дополнении и замещении речи, отражении эмоциональных состояний участников коммуникационного процесса. Оно помогает отточить, скорректировать понимание вербального сообщения, усиливает эмоциональную насыщенность сказанного.

Невербальное поведение поддерживает оптимальный уровень психологической близости между общающимися. Оно выступает в качестве показателя статусно-ролевых отношений.

Эффективность горизонтальных коммуникаций достигает 90 %. Это объясняется тем, что люди работали на одном и том же уровне управления, хорошо понимают характер труда своих коллег, знают их проблемы и возможное содержание их сообщения. Вертикальные коммуникации менее эффективны, чем горизонтальные. Лишь 20-25 % информации, исходящей от высшего руководства, доходит до непосредственных работников и правильно понимается ими. Причем начальник цеха, покидая кабинет директора предприятия, выносит лишь 40 % информации, а бригадир и того меньше, всего 30 % информации. Что касается восходящих коммуникаций, то до руководителей организаций доходит не более 10 % информации, направляемой в их адрес рабочими.'


4. Невербальные средства общения


Невербальные средства общения представлены в табл. 3.


Таблица 3. Невербальные средства общения

Основные типы невербальной коммуникации

Невербальные средства общения

Кинесические

Выразительные движения тела

Жесты, мимика и пантомимика, поза, походка


Визуальный контакт (взгляд)

Направление, длина паузы, частота контакта

Просодические и экстралингвистические

Голос и речь

Интонация, громкость, тембр, темп речи, ритм, дикция, модуляция, высота, тональность, паузы, вздох, смех, плач, кашель, зевание.

Такесические

Динамические прикосновения

Рукопожатие, поцелуй, похлопывание

Проксемические

Пространственная структура общения

Ориентация и угол общения партнеров, дистанция


Кинесические средства общения. Кинесические средства — зрительно воспринимаемые движения другого человека, выполняющие выразительно-регулятивную функцию в общении. Кинесика — изучение собеседника по его жестам, мимике, позам, походке, взглядам.

Просодические и экстралингвистические средства общения. Характеристики голоса и речи относят к просодическим и экстралингвистическим средствам общения. Просодика — это общее название таких ритмико-интонационных сторон речи, как высота, громкость голосового тона, тембр голоса, сила ударения. Экстралингвистическая составляющая речи — включение в речь пауз, а также различного рода психофизиологических проявлений человека: плача, кашля, смеха, вздоха.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5



2012 © Все права защищены
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.