• з організаційних питань: при утворенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів, визначенні їх функцій і завдань, затвердженні структури організації, визначенні прав і обов'язків посадових осіб, відміни, зміни та призупинення дії раніше виданих наказів;
• з питань планування, при визначенні порядку і строків складання планів; у випадках зміни планових показників і встановлення додаткових планових завдань; при підведенні підсумків виконання планів;
• з питань фінансування, при затвердженні звітів, зміні цільового витрачання асигнувань, розподілі та перерозподілі грошових коштів;
• з питань кадрової роботи, праці і заробітної плати: призначення, переведення, звільнення працівників, при вирішенні питань про відзначення, дисциплінарні стягнення, про відрядження працівників; у випадках преміювання, виплати одноразових грошових винагород, надання відпустки, проведення атестації та присвоєння рангів, підготовки та перепідготовки кадрів керівних працівників і фахівців організації.
В інших випадках питання про необхідність видання розпорядчих документів вирішується керівництвом організації.
Вирішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх або декількох структурних підрозділів, викладається, як правило, в наказах. Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладаються у розпорядженнях керівництва організації.
Розпорядчі документи, прийняті на основі єдиноначальності, не можуть скасовувати або змінювати розпорядчі документи колегіального органу.
З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції різних органів, приймаються спільні розпорядчі документи. Вони приймаються у формі, що визначається органом, який готує проект відповідного документа.
Розпорядчі документи, що надходять до організації від вищих органів, якщо спосіб доведення не визначений в самому документі, доводяться до апарату в порядку, визначеному керівництвом, і може здійснюватися, зокрема, шляхом:
• видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, планів, заходів, графіків тощо), в яких викладається зміст одержаного документа і засоби його виконання або вказівки на дії, що їх повинен здійснити виконавець;
• розсилки копій документа, якщо одержаний документ не потребує конкретизації завдань для його виконання або надісланий до відома;
• ознайомлення виконавців чи осіб, яких стосується даний документ, під розпис.
При потребі документи вищих органів розсилаються структурним підрозділам у вигляді ксерокопій разом із супровідним листом за підписом керівника структурного підрозділу в межах своїх повноважень.
Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і назв (заголовків).
Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегій, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань.
У тих випадках, коли засідання стенографується, розшифрована і оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.
Перебіг засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів друкуються, додаються до матеріалів засідання, а також використовуються при складанні протоколів і рішень. Магнітні плівки із записами засідань передаються до архіву і зберігаються на загальних підставах.
Рішення доводиться до відома виконавців шляхом надіслання їм витягів з рішень або їх копій. При здійсненні оперативних зв'язків з вищими органами, міністерствами, відомствами, підприємствами, організаціями і окремими громадянами в межах своєї компетенції організація може направляти листи, які мають право підписувати керівництво згідно з розподілом обов'язків.
Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту службового документа може здійснюватися по телефону (телефонограма), телеграфу або факсу, що оформляється за встановленими правилами.
1. Балабанова Л.В. Сардак О.В. Організація праці менеджера: Навчальний посібник. –– К.: ВД “Професіонал”, 2004. –– 304 с.
2. Виноградський М.Д., Виноградська А.М., Шкапова О.М. Організація праці менеджера: Навч. посіб.для студ. екон. вузів. –– К.: Кондор –– 2003. –– 414 с.
3. Гупалов В.К. Управление рабочим временем. –– 2-е изд., перераб. и доп. –– М.: Финансы и статистика, 1998. –– 240 с.
4. Довгань Л.Є. Праця керівника, або Практичний менеджмент: Навч. посіб. –– К.: Екс об, 2002. –– 384 с.
5. Крушельницька Я.В. Фізіологія і психологія праці. Підручник.: –– К.: КНЕУ, 2003. – 267 с.
6. Матвеева В. Кадровая документация. –– 3-е изд.перераб. и доп. –– Харків: Фактор, 2002. –– 332 с.
7. Твердохліб М.Г., Шарапов О.Д. Організація інформування керівників: Навч. посібник. –– К.: КНЕУ, 1997. –– 180 с.
Додаток 1
ТИПОВЕ ПОЛОЖЕННЯ
про службу діловодства організації
1. Загальні положення
1.1. Служба діловодства є самостійним структурним підрозділом організації і підпорядковується її керівникові.
1.2. Служба діловодства керується законами України, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями інструкції по діловодству, вказівками архівних органів, іншими нормативними документами.
1.3. До складу служби діловодства входять: секретаріат, підрозділи (або ділянки роботи) по обліку і реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів (скарг), експедиційно-копіювально-розмножувальне бюро, архів. Організаційно і методично службі діловодства підпорядковані секретарі (діловоди, інспектори) структурних підрозділів.
1.4. Найменування посад працівників служби діловодства встановлюється згідно зі схемою посадових окладів організації.
1.5. Служба діловодства має круглу печатку із зазначенням свого найменування.
2.Завдання і функції
2.1. Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами, документаційне забезпечення діяльності організації, на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.
2.2. Відповідно до цих завдань служба діловодства:
- здійснює розробку інструкцій з діловодства, номенклатуру та опису справ і типових номенклатур;
- організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів з питань, що відносяться до її компетенції, забезпечує їх оформлення і випуск;
- організовує і забезпечує документаційне і організаційно-технічне обслуговування роботи організації;
- організовує друкарське виготовлення, копіювання й тиражування документів;
- здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
- здійснює контроль за якістю підготовки і оформлення документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення-строків проходження і виконання документів, узагальнює й аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
- здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук документів, їх доставку;
- забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, збереженості, якості обробки та використання документів, що утворюються у діяльності організації, для передачі на державне зберігання;
- удосконалює форми та методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки, засобів обчислювальної техніки;
- здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах;
- організовує підвищення кваліфікації працівників в роботі з документами;
- впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інструкцію з діловодства;
- засвідчує печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією по роботі з документами в організації.
3. Управління
3.1. Службу діловодства очолює керівник, який призначається і звільняється наказом керівника організації.
3.2. Керівник служби діловодства повинен мати вищу освіту без вимог до стажу роботи або середню спеціальну освіту зі стажем роботи в службі діловодства не менше трьох років.
3.3. Керівник служби діловодства за характером діяльності знаходиться в тісній взаємодії:
- з керівниками структурних підрозділів організації — з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і ведення необхідних керівництву документів, використання інформації в службовій діяльності;
- з юридичною службою — з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;
- зі службами кадрів, праці і заробітної плати — з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації співробітників у роботі з документами;
- зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування — з питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, побутовим обслуговуванням працівників служби.
3.4. Керівник служби діловодства у межах своєї компетенції підтримує взаємовідносини з іншими установами з питань роботи з документами.
4. Права, обов'язки і відповідальність керівника
служби діловодства
4.1. Для виконання обов'язків керівникові служби діловодства надається право:
- контролювати і вимагати виконання встановлених правил роботи в організації;
- доповідати керівництву про стан роботи з документами для розгляду;
- вносити на розгляд керівництву подання про призначення, переміщення і звільнення працівників служби діловодства, заохочення і накладення на них стягнень;
- залучати спеціалістів структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
- запитувати від структурних підрозділів відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
- вживати заходів і здійснювати контроль за скороченням зайвої документаційної інформації;
- підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції;
- застосовувати санкції у всіх випадках порушення працівниками і посадовими особами встановлених правил роботи з документами;
- повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог;
- затверджувати положення про структурні підрозділи служби і посадові інструкції її працівників;
- брати участь у засіданнях, нарадах, які проводить керівництво організації.
4.2.На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність щодо:
- забезпечення встановленого порядку роботи з документами в організації;
- виконання вказівок і доручень керівництва, плану роботи і дотримання необхідних умов праці працівників служби;
- дотримання трудової і виробничої дисципліни.
Додаток 2
Приблизна посадова інструкція діловода
структурного підрозділу організації
1 .Загальні положення
1.1. Діловод структурного підрозділу (далі — діловод) є працівником цього підрозділу і здійснює функції діловодного обслуговування роботи керівника та працівників підрозділу.
1.2. Діловод підпорядковується безпосередньо керівнику структурного підрозділу.
1.3. На посаду діловода призначаються особи, які мають середню спеціальну освіту або середню освіту і досвід практичної роботи.
1.4. Діловод призначається на посаду та звільняється з посади керівником організації за поданням керівника підрозділу.
1.5. Діловод повинен знати:
- накази, інструкції, правила ведення діловодства в організації;
- основні положення Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД);
- стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;
- структуру організації та її підрозділів;
- порядок контролю за проходженням службових документів;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- основи наукової організації праці;
- правила охорони праці, техніки безпеки, протипожежної безпеки.
1.6. Діловод у своїй діяльності керується: положенням про підрозділ; основними положеннями ЄДСД; інструкцією з діловодства, затвердженою керівником організації; цією посадовою інструкцією.
2. Посадові обов'язки
2.1. Головним завданням діловода є:
- забезпечення встановленого порядку проходження кореспонденції, що надходить до підрозділу;
- контроль за дотриманням термінів виконання документів;
- формування закінчених діловодством документів у справи та передача їх до архіву на зберігання;
- здійснення функцій діловодного обслуговування роботи керівника та підрозділу.
2.2. Відповідно до зазначених завдань діловод:
- отримує вхідну кореспонденцію в канцелярії та передає її на доповідь керівнику підрозділу;
- відповідно до резолюції керівника передає документи на виконання;
- веде облік вхідної та вихідної кореспонденції;
- перевіряє правильність оформлення реквізитів вихідної кореспонденції і передає її на відправку в канцелярію;
- вносить відповідні записи у реєстраційні картки і підшиває виконані документи у справи;
- окремо веде діловодство з розгляду заяв, скарг та пропозицій громадян та організацій;
- здійснює контроль за строками виконання доручень керівника структурного підрозділу з виконання документа, регулярно інформує його про стан їх виконання;
- щотижня подає керівникові підрозділу та до канцелярії інформацію про невиконані документи за встановленою формою;
- веде облік внутрішніх документів структурного підрозділу;
- оформляє контрольно-реєстраційну картку для вихідних документів, на які очікується відповідь;
- веде картотеку проходження та виконання документів;
- дає необхідні довідки за документами, що проходять через підрозділ;
- формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх передачу у встановлені строки до архіву;
- систематизує і зберігає документи поточного архіву;
- друкує матеріали.
З. Права
Діловод має право:
- вимагати від працівників структурного підрозділу довідки, матеріали та інформацію про виконання доручень керівника;
- не приймати на відправку вихідної кореспонденції від виконавців, оформлену з порушенням вимог інструкції з діловодства;
- вносити пропозиції керівнику структурного підрозділу з питань, які стосуються компетенції діловода.
4 .Відповідальність
Діловод несе відповідальність за невиконання обов'язків і невикористання прав, передбачених цією інструкцією.
Ця посадова інструкція не звільняє від виконання інших робіт за дорученням керівника підрозділу, що випливають із завдань підрозділу та не виходять за межі компетенції керівника підрозділу.
Додаток 3
Страницы: 1, 2, 3
