Финансовый отдел в течение двух рабочих дней согласовывает счета-фактуры и утверждает в системе Oracle Applications.
Счета-фактуры на отгруженную продукцию, реализованные товарно-материальные ценности, оказанные услуги оформляются финансовым отделом в течение 5 дней со дня получения первичных документов (накладных на отпуск на сторону, актов выполненных услуг).
Работники отдела Главной бухгалтерии регулярно получают в финансовом отделе оригиналы и копии счетов-фактур, счетов под роспись с указанием даты для контроля правильности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Исполнители структурных подразделений все акцептированные счета-фактуры за отчетный месяц сдают в финансовый отдел не позднее 3 числа месяца, следующего за отчетным.
Бюджетирование – это процесс составления, исполнения, контроля и анализа финансовых планов; технология финансового планирования, учета и контроля всех доходов и расходов, позволяющая анализировать прогнозируемые и полученные финансовые показатели, и предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений.
На ООО ежегодно утверждается сводный бюджет в составе следующих бюджетов: бюджет продаж; бюджет производственных затрат; бюджет сбытовых расходов; бюджет прибылей и убытков; инвестиционный бюджет; бюджет закупок; бюджет движения денежных средств.
Начинается формирование бюджета с планирования – одной из основных функций управления, в реализации которой должны участвовать все члены Правления предприятия. Формирование бюджета – средство создания атмосферы работы в единой команде, подчиненной общим целям.
Планирование предусматривает 3 этапа:
1.Подготовка - процесс сбора и получения исходной информации, определения и расчета на ее основе плановых показателей в заданном формате, а также передача в полученных данных для продолжения работы на данном этапе или исполнителю следующего этапа.
2.Согласование - процесс обсуждения (изменения) показателей подготовленного бюджета или плана между всеми заинтересованными структурными подразделениями или с вышестоящим руководством с целью устранения возможных противоречий таким образом, чтобы было достигнуто соответствие возможностям и интересам всех сторон, участвующим в его исполнении с сохранением заданных руководством целевых установок.
3.Утверждение – процесс принятия руководством подготовленных и согласованных со всеми участниками бюджетов или планов путем проверки на соответствие критериям и целевым установкам. Принятые планы визируются ответственными распорядителями бюджетных средств и генеральным директором и становятся директивными, т.е. обязательными для исполнения всеми подразделениями и предприятием в целом.
Генеральный директор не позднее 3 месяцев до начала планируемого периода приказом по предприятию доводит до руководителей служб и департаментов целевые показатели деятельности на предстоящий год; не позднее 2 месяцев до начала планируемого периода коммерческий директор на основе утвержденных целевых показателей разрабатывает и представляет на согласование заместителю генерального директора по экономике и финансам прогноз продаж и поступления денежных средств от покупателей в помесячной и поквартальной разбивке, а также данные для формирования бюджета коммерческих расходов.
Руководители структурных подразделений - центров финансовой ответственности на основе производственных планов и нормативов, используя данные о расходах подчиненных структурных подразделений и договоры с поставщиками и подрядчиками, представляют данные по статьям бюджетов на согласование в планово-экономический отдел не позднее 60 дней до начала планируемого периода.
Заместитель Генерального директора по экономике и финансам на основе согласованных бюджетов структурных подразделений и бюджета продаж разрабатывает сводный проект бюджета ООО готовит пояснительную записку и представляет его для ознакомления всем членам бюджетного комитета, не позднее 5 дней до даты его заседания.
Для формирования бюджета производственных затрат, бюджета коммерческих расходов, инвестиционного бюджета ответственные распорядители бюджетных средств - заместитель Генерального директора - директор коммерческий, заместитель генерального директора по производству, руководители отдела по ремонту и обслуживанию основных фондов, технического отдела, начальник транспортного отдела, заместитель генерального директора по персоналу и социальным вопросам, представляют заместителю Генерального директора по финансам и экономике проекты бюджетов для предварительного рассмотрения.
Проекты квартальных бюджетов представляются в планово-экономический и финансовый отделы на рассмотрение ответственными распорядителями бюджетных средств в срок не позднее 25 числа последнего месяца квартала, предшествующего планируемому.
Проекты месячных бюджетов представляются на рассмотрение отделом планирования не позднее 25 числа месяца, предшествующего планируемому месяцу, только в случаях отклонения прогнозных значений статей, предусмотренных квартальным бюджетом, от фактического исполнения более чем на 5 %. При отклонении прогнозных значений менее 5 %, квартальные бюджеты не пересматриваются и корректировки в месячных бюджетах не производятся.
Переброска средств внутри квартала по месяцам и между статьями возможна при предоставлении подробных обоснований заместителю генерального директора по финансам и экономике плановым отделом не позднее указанных выше сроков.
Переброска средств между кварталами одного года возможна в исключительных случаях, вызванных чрезвычайными форс-мажорными обстоятельствами, приведшими к неисполнению запланированных значений.
Коммерческий директор представляет, помимо сведений по расходной части бюджета, данные по планируемой отгрузке готовой продукции потребителям в указанные сроки в следующем разрезе: отгрузка в разрезе контрагентов; в разрезе вид оплат; в разрезе контрактов; в разрезе продуктов.
Главный бухгалтер ООО представляет на утверждение заместителя Генерального директора по финансам и экономике в указанные выше сроки, данные по планируемой уплате налогов - налоговый бюджет, в разрезе видов налогов и налоговых периодов, а также прогнозный баланс по состоянию на отчетную дату 31 декабря планируемого года, с целью прогнозной финансовой оценки состояния предприятия.
Начальник финансового отдела представляет на утверждение заместителя Генерального директора по экономике и финансам сведения по планируемым расходам по кредитам и по услугам банков по экспортно-импортным операциям, по расходам на расчетно-кассовое обслуживание и по другим услугам финансового характера и формирует в указанные выше сроки проект бюджета движения денежных средств.
Ответственные распорядители денежных средств представляют заместителю Генерального директора по финансам и экономике в утвержденном формате данные для последующего составления бюджетов предприятия.
Проект бюджета движения денежных средств разрабатывается, исходя из утвержденной Генеральным директором схемы поступления денежных средств и плана отгрузок готовой продукции и утверждает его у заместителя Генерального директора по финансам и экономике.
Заместитель Генерального директора по финансам и экономике проводит консультации с каждым ответственным распорядителем бюджетных средств, на предмет выяснения обоснованности тех или иных затрат в проекты бюджетов. Утвержденные заместителем Генерального директора проекты бюджетов служб, курируемых ответственными распорядителями денежных средств, направляются в планово-экономический отдел и финансовый отдел для консолидации и предварительного анализа, исправления ошибок и недочетов, а также приведения полученных данных в утвержденные форматы.
В срок не позднее 3-х рабочих дней до начала отчетного прогнозного периода заместитель генерального директора по финансам и экономике представляет проект бюджета на утверждение Генеральному директору ООО.
Анализ исполнения бюджета производится на заседании бюджетного комитета ежемесячно в срок не позднее 25 числа.
На заседании бюджетного комитета анализируются причины отклонений фактических значений от плановых, принимаются решения в отношении корректировки планов и бюджетов.
Система бюджетирования эффективно работает на ООО и обеспечивает устойчивую работу предприятия: обеспечивает полную взаимосвязь между интересами отдельного подразделения и интересами предприятия в целом, укрепляет финансовую дисциплину, стимулирует руководителей и сотрудников структурных подразделений предприятия к повышению рентабельности осуществляемых ими видов деятельности, повышению ответственности за связанные с этим доходы и расходы, за конечные финансовые результаты.
С 01 января 2003 года на ООО в промышленную эксплуатацию введена корпоративная информационная система на базе программного обеспечения Oracle Applications. Опыт работы системы за прошедший период показывает, что внедрение системы Oracle Applications позволило ряд бизнес-процессов предприятия поставить на более высокий уровень.
Технологические процедуры работы с финансово-экономическими документами связаны с работой сотрудников ООО в данной системе, которая была внедрена на предприятии с целью создания инструмента управленческого учета, планирования и анализа движения материальных и финансовых потоков. Такой инструмент предоставляет руководству предприятия возможность эффективно управлять ресурсами и минимизировать непроизводительные расходы, оперативно управлять затратами и расходами и в целом улучшить основные финансово-экономические показатели. Система управления максимально интегрирована, т.е. информация для учета, планирования и принятия решений должна вводиться в систему один раз и быть доступной для всех авторизованных пользователей.
Функциональные автоматизированные области финансового управления следующие: расчет себестоимости готовой продукции; обеспечение своевременности отражения всех хозяйственных операций в бухучете и своевременности получения финансовой информации; контроль дебиторской задолженности; контроль кредиторской задолженности; обеспечение консолидации финансовой информации в Главной книге при сохранении информации об источнике ее происхождения.
Система Oracle Applications позволяет бухгалтерии хранить информацию о хозяйственных операциях, позволяет в любой момент получить необходимые данные по требуемым запросам; обеспечивает всех пользователей единой информацией, что предотвращает рассогласованность данных: благодаря созданному подробному плану счетов можно получать различные аналитические данные.
Планово-экономическому отделу система позволяет планировать себестоимость готовой продукции, услуг вспомогательных цехов, производить расчет смет общехозяйственных расходов, смет обслуживающих производств. Разработаны отчеты, позволяющие получать достоверные данные для анализа основных технико-экономических показателей работы структурных подразделений и предприятия в целом за отчетный период, а также отчеты, позволяющие своевременно получать данные для контроля и анализа выполнения бюджетов.
В финансовом отделе система применяется для ввода, корректировки и просмотра входящих и обработки исходящих счетов-фактур; создания, просмотра и корректировки платежей; ввода и корректировки данных по банкам, банковским счетам ООО и поставщиков; обработки банковских выписок, создания, корректировки и просмотра поступлений денежных средств на счета в банках, в кассу, поступления векселей; закрытия дебиторской задолженности.
Проблемы, с которыми сталкивается финансовый отдел, в процессе работы с системой, можно назвать следующие: недоработка некоторых отчетов, имеющих важное значение для эффективности работы финансового отдела, сбои в работе системы, не всегда своевременно вносятся изменения в отчеты в связи с изменениями в организационной структуре предприятия (появление новых статей затрат), что искажает отчетные данные, возникают сложности по проведению счетов-фактур и др.
С увеличением аналитических признаков усложняется работа в системе конечных пользователей, увеличивается количество обрабатываемых операций. При возникновении новых аналитических потребностей необходим поиск оптимального решения между сложностью разрабатываемого отчета и сложностью ввода и обработки операций.
Список использованной литературы и источников
Список использованных источников
1. ГСДОУ
2. ГОСТ Р6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Список используемой литературы
Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2006. – 272 с.
Байкова И.Ю. Настольная книга секретаря-референта / И.Ю. Байкова. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2008. – 336 с.
Батянов М.В., Лобачев В.В. Электронная цифровая подпись. Проблемы правового применения: доклад [Электронный ресурс] www.ict.edu.ru/vconf/index.php.
Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. Второе издание, переработанное и дополненное. М.: Книжный мир, 2008. – 416 с.
Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие / А.Н. Белов, А.А. Белов. – 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2008. – 560 с.
Захаркина О.В. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база: практ. пособие / О.И. Захаркина, Д.Е. Гусятникова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство «Омега-Л», 2008. – 261 с.
Кирсанова М.В. Делопроизводство на малом предприятии: [учебно-практ. пособие] / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов, В.Н. Колесников. – М.: Омега-Л, 2006. – 248 с.
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. – 312 с.
Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях. М., 2009. С. 266.
Клоков И.В., Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство. – СпБ.: Питер, 2008. – 224 с.
Кузнецова Т. В. Способы создания документов (документирование) и их развитие // Секретарское дело. – 2004. – № 8–9.
Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – 2-е изд., стер. – М.: Омега – Л, 2008 – 480 с.
Привалов В.Ф. Вопросы сохранности принтерных текстов // Отечественные архивы. № 1. 2000. С.19.
Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 304 с.
Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб.-практ. пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 384 с.
Сафиуллина З. А. Документ как ведущий носитель смысла в социально-коммуникативных процессах // Делопроизводство. – 2004. – № 1. С. 28.
Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): учкб.-практ. пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев [ и др. ]; под ред. Корнеева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. – 608 с.
Семилетов С. И. Документ как продукт технологического процесса документирования // Делопроизводство. – 2009. – № 3. С. 15.
Столяров Ю.Н. Материальный носитель информации как составная часть документа // Делопроизводство. – 2003. – № 3. С. 31.
Тканев А. Электронная подпись: право на жизнь// Бизнес-Адвокат. № 9. 2005. – С. 8.
[1] Тканев А. Электронная подпись: право на жизнь// Бизнес-Адвокат. № 9. 2005. – С. 8.
[2] Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях. М., 2009. С. 266.
[3] Батянов М.В., Лобачев В.В. Электронная цифровая подпись. Проблемы правового применения: доклад [Электронный ресурс] www.ict.edu.ru/vconf/index.php.
[4] Сафиуллина З. А. Документ как ведущий носитель смысла в социально-коммуникативных процессах // Делопроизводство. – 2004. – № 1. С. 28.
[5] Столяров Ю.Н. Материальный носитель информации как составная часть документа // Делопроизводство. – 2003. – № 3. С. 30.
[6] Столяров Ю.Н. Материальный носитель информации как составная часть документа // Делопроизводство. – 2003. – № 3. С. 31.
[7] Семилетов С. И. Документ как продукт технологического процесса документирования // Делопроизводство. – 2009. – № 3. С. 15.
[8] Кузнецова Т. В. Способы создания документов (документирование) и их развитие // Секретарское дело. – 2004. – № 8–9.
[9] Привалов В.Ф. Вопросы сохранности принтерных текстов // Отечественные архивы. № 1. 2000. С.19.
[10] Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005.С.76-77.
[11] Байкова И.Ю. Настольная книга секретаря-референта. – М., 2008. С. 49.
[12] Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. С. 87.
Страницы: 1, 2, 3, 4
