На современном этапе процесс документирования стремятся полностью автоматизировать с помощью новых информационных технологий (НИТ). Их использование позволит сократить издержки на управление. В том числе за счет высвобождения части технического персонала этих органов. На сегодняшний день создано множество программ как зарубежного ("Office Media"), так и отечественного производства ("Делопроизводство"). Создание и оформление электронных документов регулируют Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"[13], от 27 июня 2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации"[14].
1.2 Совершенствование содержания и оформления документа
1.2.1 Унификация документов
Под унификацией понимают уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения[11, С.1278].
Унификация текстов документов – целенаправленная, упорядоченная работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения документов и созданию на этой основе универсальных вариантов их текстов[2, С.8].
Результаты унификации:
- Совершенствование структуры документов;
- Универсализация представления документированной информации;
- Целенаправленное и оправданное применение в текстах документов устоявшихся семантических конструкций и терминологии.
Благодаря унификации достигают упорядочения состава документов организации. Фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий. Всё это способствует сокращению временных и материальных затрат на подготовку документов организации, что имеет особое значение при осуществлении указанной работы в оперативном режиме.
В основе работы по унификации текста отдельного документа лежит метод выделения в нём постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации[5, С. 276].
Способы унификации текстов документов:
Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают в левой части листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в правую. Достоинства анкет: упрощают подготовку документа, облегчают машинописные работы.
Таблица – разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация – в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечен соответствующих граф и строк. Достоинства таблиц: обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и координировать информацию, проводить сравнительный анализ данных.
Трафарет – способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В такой форме создают приказы, заявления[5, С. 278].
Этапы унификации текстов документов:
1. Определение критериев отбора документов для унификации; отбор документов, соответствующих критериям, составление на них аннотаций;
2. Выбор последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа – с этой целью производят предварительную структуризацию текста, позволяющую сформировать базовую модель унифицированного текста документа;
3. Предварительная унификация стилистических средств текста;
4. Формирование окончательного варианта унифицированного содержания документа.
5. Окончательный вариант унифицированного текста документа помещают в альбом унифицированных форм документов организации и в банк унифицированных форм ЭД.
6. Унифицированных формы применяют для подготовки конкретных вариантов документов.
Содержание альбома унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава выводят устаревшие формы, разрабатывают и включают вновь утвержденные. А также корректируют действующие.
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации [1,С.9].
1.2.2 Стандартизация оформления документов
Стандартизация в широком смысле означает процесс установления и применения стандартов.
Стандартизация – изготавливать по стандарту, придать чему-нибудь однообразие, стандартные формы[9,C.662]. Под стандартизацией понимается деятельность, направленная на достижение упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного применения в отношении реально существующих и потенциальных задач[16]. Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов[1, С.9].
В соответствии с законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании", целями стандартизации являются повышение уровня безопасности продукции, работ[6]. Услуг; повышение их конкурентоспособности; обеспечение научно-технического прогресса и рационального использования ресурсов; техническая и информационная совместимость; сопоставимость результатов исследований и измерений, технических и экономико-статистических данных; взаимозаменяемость продукции.
Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154- 1 "О стандартизации" устанавливает правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты[7].
Результаты стандартизации:
- Юридическая сила документированной информации;
- Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;
- Эффективная автоматизированная обработка документов.
Благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расход материалов на их изготовление).
Значение унификации и стандартизации создания и оформления документов возросло в связи с применением в управленческой деятельности НИТ.
1.3 Прием, обработка и распределение поступающих документов
1.3.1 Прием и первичная обработка
Организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.
Операция в основном техническая. Обработка поступающей корреспонденции достаточно традиционна и не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил[12, C.128]. Проводится централизованно секретарем - референтом, а в крупных учреждениях – экспедициями или специально выделенным работникам (экспедитором). В канцеляриях и общих отделах организаций создается участок по приему и отправке документов. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.
Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.
Задача службы делопроизводства – организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.
В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступающих документов:
1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.
2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю.
3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковки передаются по назначению.
4. Конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая из к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте не надписи "лично", а документ носит личный характер.
5. Документы с пометкой "лично" не вскрываются, а передается адресату. Однако, в некоторых организациях количество документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.
6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов – на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.
7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки – адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (не указываются фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.
8. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки – регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.
Большая часть организаций и учреждений обладает не Толькой почтой но и другими каналами информации. Значительное количество документов, содержащих оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача "из рук в руки". Все эти способы доставки создают большие документопотоки, содержащие информацию необходимую для деятельности организации. Служба делопроизводства должна обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. Иначе эти документы могут "выпасть" из поля зрения службы делопроизводства и не включатся в информационную систему организаций, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
