Внедрение информационной системы управления проектами включает:
- подготовку функций управления проектами к вводу информационной системы в действие. Проводятся работы по организационной подготовке подразделений, участвующих в выполнении функций;
- подготовку персонала. Проводится обучение персонала и проверка его способности обеспечить функционирование информационной системы управления проектами;
- комплектацию информационной системы программным обеспечением и техническими средствами;
- проведение опытной эксплуатации информационной системы и ее доработку;
- проведение приемочных испытаний.
Масштабы использования систем управления проектами в различных организациях могут существенно варьироваться. Сложность задач по внедрению зависит от масштабов организации, имеющейся структуры управления и степени автоматизации, масштабов и типа реализуемых проектов, степени вовлеченности в управление проектами внешних организаций. Однако, даже в относительно простых ситуациях, план внедрения системы может сыграть решающую роль для ее ввода в реальную эксплуатацию. Еще на стадии проектирования важно вовлечь потенциальных пользователей в процесс разработки, сформировать их требования к информационной системе управления проектами.
В общем случае, внедрить информационную систему, использующую «большие» и сложные программные средства оказывается гораздо труднее, чем использующую небольшие программные пакеты. Это связано и с высокой стоимостью такого решения, и с определенными организационными трудностями, и со сложностью настройки конкретного рабочего места и т. п.
Наиболее типичные проблемы при внедрении информационных систем управления проектами состоят в том, что:
1. верхний уровень управления не «хочет» видеть реальную картину проекта. Из информации о ходе выполнения проекта может следовать, что необходимо большее количество времени и ресурсов для выполнения работ, чем первоначально планировалось. С другой стороны, эта же информация требуется проект-менеджеру для соблюдения жестких ресурсных ограничений;
2. верхний уровень управления может и не использовать программное обеспечение для планирования, бюджетирования и принятия решений. Персонал верхнего уровня управления в большей степени использует традиционные методы, или отказывается воспринимать реальное положение вещей. В результате разрабатываемые ими планы оказываются необоснованными и далекими от реальности;
3. проект-менеджеры могут и не использовать ежедневно программное обеспечение для своих проектов. Они часто полагаются на другие методы и инструменты планирования из опыта предыдущих проектов;
4. верхний уровень управления может несерьезно воспринимать потребность в обучении. Проведение треннинтовых курсов являются одним из обязательных условий успешного внедрения, несмотря на то, что для каждого проекта требуется отдельный поход;
5. использование распределенного программного обеспечения требует четко налаженной системы внутренних коммуникаций. Ответственные за распределение и использование ресурсов должны постоянно обмениваться информацией друг с другом;
6. «большие» программные продукты не всегда обеспечивают быструю обработку информации. Как правило, это является результатом не полного понимания того, как использовать возможности новой системы;
7. организация может не иметь внутрифирменных стандартов в части управления проектами. Это может выражаться в плохо разработанной структуре разбиения работ, невозможности описать фазы жизненного цикла, нечетком понимании зависимостей между работами и т. п.
8. внедрение может «выставить на показ» отсутствие навыков планирования и организации у управляющих среднего звена. Их страх перед информационной системой может стать одним из основных препятствий при ее внедрении;
9. область деятельности и организационная структура могут не подходить для внедрения системы управления проектами. Процессы управления проектами, и в частности процесс распределения ресурсов, могут иметь место в матричной структуре. Если организация консервативна в использовании традиционных структур управления, то вероятность успешного внедрения информационной системы достаточно невелика;
10. внедрение сложных информационных систем управления проектами требует большого количество ресурсов (персонал, оборудование и т. д.);
11. необходимо знать место информационной системы в организации. Должна ли она использоваться на всех уровнях управления? Должна ли она использоваться только для высокоприоритетных проектов?
12. информационная система может рассматриваться как замена живому и неформальному общению, передаче навыков и опыта внутри персонала. Она не должна ставить взамен этому жесткие каналы коммуникаций;
13. внедрение информационной системы имеет меньше шансов на успех, если в организации нет понимания основных принципов управления проектами, либо у руководства отсутствует желание их изучать.
Можно сформулировать несколько наиболее часто встречающихся ошибок планирования внедрения систем для управления проектами, которые являются причинами неудач освоения подобных систем:
- цели проекта разработки и внедрения информационной системы, внешние условия и ограничения не определены заранее или определены не в полном объеме;
- планирование ввода в эксплуатацию всех функций системы управления проектами одновременно. Внедрение системы для управления проектами в полном объеме может предусматривать использование целого ряда новых технологий (например, установку глобальной информационной сети, установку серверов баз данных). Реализация различных функций может влиять на работу разных подразделений и спе-циалистов (например, разные отделы должны быть вовлечены в поддержку информационных потоков при реализации временного, ресурсного и стоимостного видов планирования работ). Все это может привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным стабилизацию работы системы в целом;
- планирование перевода сразу всей организации на использование системы для управления проектами. Это подобно попытке связать сразу всех сотрудников крупной организации в локальную вычислительную сеть, вместо того, чтобы осуществлять подключение пользователей последовательно, отдел за отделом.
Таким образом, некоторые общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления проектами включают следующее:
- необходимо четко представлять цели и преимущества, ожидаемые от внедрения новой системы. Результаты внедрения системы должны быть согласованы со всеми, кто связан с ее внедрением или будет участвовать в ее эксплуатации;
- последовательное внедрение разработанных решений от «простого к сложному», от локальных к глобальным. Рекомендуется начать с планирования и контроля временных параметров, затем освоить функции стоимостного планирования и контроля и только после этого переходить к ресурсному планированию. К интеграции системы управления проектами с другими системами лучше переходить после того, как процедуры использования основных ее функций освоены;
- последовательное внедрение системы, начиная с небольших проектов и отделов организации. Необходимо помнить, что в каждой организации есть сотрудники, заинтересованные в использовании новых систем автоматизации и способные их освоить. Начать лучше именно с них. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить к распространению данной технологии на остальные отделы и проекты в организации.
5. Примеры внедрения программных продуктов в ОАО «Криогенмаш»
Помимо MS Project, о котором говорилось в разделе 3.2.1, в ОАО «Криогенмаш» использует ПО SAP AG.
Решение о внедрении решений SAP было принято в связи с необходимостью создания комплексной системы управления предприятием. В связи с возрастающей конкуренцией с ведущими западными производителями очевидным стало то, что для укрепления лидирующих позиций на рынке и увеличения капитализации компании необходимо коренным образом перестроить всю систему управления и найти новые методы и инструменты управления предприятием.
Внедрение решений SAP в ОАО "Криогенмаш" - это первый в России проект по внедрению Стандартного пакета решений SAP для машиностроения (SAP Packaged Solution IM&C).
Ранее на предприятии существовало множество локальных систем управления, поддерживающих определенные функциональные участки, что значительно повышало затраты на сопровождение, затрудняло ведение оперативного учета и препятствовало обеспечению прозрачности всех информационных потоков. Слабая интегрированность информационной среды не позволяла реализовать эффективную систему планирования и управления, нацеленную на оптимальную загрузку оборудования и персонала.
Необходимо было исключить двойной ввод информации, что позволило бы сократить количество ошибок, исключить случаи расхождения информации на разных уровнях и обеспечить возможность принятия управленческих решений на основе актуальных и точных данных.
Потребность в новых инструментах управления, соответствующих постоянно растущим масштабам бизнеса, стала очевидной. Руководством ОАО "Криогенмаш" была поставлена стратегическая задача создания прозрачной информационной среды и полнофункциональной интегрированной системы управления всем предприятием в режиме реального времени.
Проект внедрения с участием консалтингового подразделения SAP CIS стартовал в марте 2006 года. C начала осуществлялось внедрение решения "Управление взаимоотношениями с клиентами" (mySAP Customer Relationship Management). За тем начались работы собственно по внедрению Стандартного пакета решений SAP для машиностроения (SAP Packaged Solution IM&C) – управление финансами, учет затрат, управление производством, управление материально-техническим снабжением, управление проектами, сбыт. Дальнейшее плановое развитие проекта предполагает внедрение функциональной компоненты "Перспективное планирование и оптимизация" (SAP Advanced Planning & Optimization).
Среди основных и наиболее значимых результатов внедрения, ожидаемых по завершению проекта, руководство ОАО "Криогенмаш" выделяет структурирование и выстраивание четких бизнесс-процессов, переход к качественно новой модели управления, повышение уровня обслуживания клиентов, и, как следствие, увеличение акционерной стоимости и повышение инвестиционной привлекательности предприятия.[8]
Заключение
В данной работе были рассмотрены и описаны компьютерные технологии и коммуникации, их влияние на работу организаций в области инвестиционного проектирования.
Управление коммуникациями проекта должно быть нацелено на групповое взаимодействие в рамках управления проектом и включать:
- информацию проекта, т. е. собранные, обработанные и распределенные данные, включающие в себя как исходные данные, так и получаемые в результате прямых расчетов, аналитической обработки, экспертных оценок и пр.;
- средства обработки информации, включающие в себя информационные технологии, базирующиеся на современных программных средствах;
- средства коммуникации, ориентированные на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации и базирующиеся на современных средствах связи и передачи данных.
В настоящее время владение современными информационными технологиями имеет важное значение как для коммерческих, так и для государственных структур. Особенно это проявляется в условиях мирового экономического кризиса.
Современные ПО дают огромную возможность для развития производства, разработки как малых, так и больших по своему масштабу проектов.
Не маловажную роль играет не только разработка проекта, но и контроль его на каждом этапе. Представленные в работе примеры программных продуктов позволяют до мельчайших подробностей контролировать процессы, происходящие в рамках проекта.
Список использованных источников и литературы
1. Е.Г. Непомнящий. Инвестиционное проектирование. Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003.
2. Максимова В.Ф. «Инвестирование». / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. - М., 2003.
3. Шабалин А.Н. Инвестиционное проектирование / М., Московская
финансово-промышленная академия.- 2004.
4. Управление проектами: Учебное пособие для студентов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации» / И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге; Под общ. ред. И.И. Мазура. – 3-е изд. – М.: Омега-Л, 2006.
5. Госкомстат России. Официальный сайт: www.gks.ru
6. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОБ ИНВЕСТИЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМОЙ В ФОРМЕ КАПИТАЛЬНЫХ ВЛОЖЕНИЙ ( №39-ФЗ от 25.02.1999г.)
7. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОЦЕНКЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИНВЕСТИЦИОННЫХ ПРОЕКТОВ" (утв. Минэкономики РФ, Минфином РФ, Госстроем РФ 21.06.1999 N ВК 477)
8. Интернет портал «Информационная среда Irij-Thor», #"#">www.spiderproject.ru.
10. Официальный сайт компании SAP AG. www.sap.com .
11. Виртуальная библиотека ОАО «Криогенмаш». Уроки MS Project.
[1] «Россия в цифрах». Госкомстат России. Официальный сайт: www.gks.ru
[2] ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОБ ИНВЕСТИЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМОЙ В ФОРМЕ КАПИТАЛЬНЫХ ВЛОЖЕНИЙ ( №39-ФЗ от 25.02.1999г.)
[3] МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОЦЕНКЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИНВЕСТИЦИОННЫХ ПРОЕКТОВ" (утв. Минэкономики РФ, Минфином РФ, Госстроем РФ 21.06.1999 N ВК 477)
[4] Максимова В.Ф. «Инвестирование». / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. - М., 2003.
[5] Управление проектами: Учебное пособие для студентов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации» / И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге; Под общ. ред. И.И. Мазура. – 3-е изд. – М.: Омега-Л, 2006.
[6] Интернет портал «Информационная среда Irij-Thor», #"#_ftnref7" name="_ftn7" title="">[7] Виртуальная библиотека ОАО «Криогенмаш». Уроки MS Project.
[8] Официальный сайт компании SAP AG. www.sap.com
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
