Любая организация заинтересована в повышении эффективности коммуникаций. Повышение эффективности возможно на основе детального анализа используемой технологии коммуникаций и видении разрывов, нестыковок или провалов в коммуникационном процессе. Почти для всех организаций регулирование информационных потоков остается достаточно проблематичным явлением: информация не всегда попадает именно к тому лицу, к которому она должна попасть, а если и к тому, то не всегда своевременно.

Кроме того, в ряде организаций существует проблема неравномерной информационной нагрузки: кто-то страдает от ее избытка, а кто-то испытывает «информационный голод». Весьма важным и наиболее часто используемым направлением в совершенствовании коммуникационного процесса выступает оптимизация системы обратной связи, устранение коммуникационных барьеров, повышение точности передаваемой информации.

В качестве путей улучшения коммуникации можно выделить следующие методы:

·                     Управленческое регулирование:

o         четкое определение и формулирование задач;

o         формирование четкого представления о потребностях в информации начальника и подчиненных;

o         планирование, реализация, контроль в направлении улучшения информационного обмена;

o         обсуждения планов, задач, путей их решения.

·                     Совершенствование системы обратной связи:

o         перемещение людей из одного подразделения организация в другое с целью обсуждения;

o         опрос работников, в среде которых необходимо выявить четко ли доведены до них цели их деятельности, информированы ли они; с какими потенциальными и реальными проблемами сталкиваются или могут столкнуться стратегии перемен; получает ли их руководитель предложения.

·                     Совершенствование системы сбора информации с целью снижения тенденции фильтрации идей или их игнорирования на пути снизу вверх.

·                     Создание каналов информационных сообщений (стенная печать, статьи, радио и т.п.)

·                     Внедрение современных информационных технологий (электронная почта, видеоконференция и др.).

Управление коммуникациями необходимо строить на принципах, определяющих внимание руководителя к этой стороне его деятельности как менеджера, а также научный подход к формированию системы коммуникаций в организации. Рассмотрим данные принципы:

·                     принцип формирования структуры коммуникаций (отвечающей потребностям сотрудничества), партнерства и компетентности;

·                     принцип регулирования масштабов коммуникаций для определенных должностных лиц и подразделений;

·                     принцип рационального использования рабочего времени руководителя;

·                     принцип информационного обеспечения коммуникаций, распределение информации для установления и поддержания необходимых коммуникаций;

·                     принцип полномочий и ответственности;

·                     принцип регулирования коммуникативной нагрузки различных звеньев организации;

·                     принцип учета неформальных коммуникаций и использование их в процессе управления.

Современные средства коммуникации, которые могут использовать организации, представляют собой: электронную почту, голосовую почту, факс, телеконференцию, видеоконференцию, электронный обмен данными, интрасети.

Точные коммуникации снизу вверх оповещают менеджера о состоянии подчиненных, помогают ему правильно определить качества работников и открывают путь для более эффективных коммуникаций сверху вниз. В то же время существует проблема искажения коммуникаций, поступающих снизу вверх, потому что работники чаще будут говорить начальнику то, что он хочет услышать, а не то, что есть на самом деле.

Для улучшения восходящих потоков можно использовать ряд вспомогательных систем.

·                     Система действий, обозначаемая термином «политика открытых дверей», представляет собой готовность руководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников.

·                     Система действий, называемая «выведением управления за пределы кабинета». Обход руководителем предприятия — хороший способ познакомиться с положением дел непосредственно. Однако не рекомендуется делать это слишком часто.

Неформальные коммуникации связаны с неформальными группами и неслужебными вопросами, а также распространением слухов. Система слухов хорошо работает, так как использует многие каналы. Информация может дойти до огромного числа людей за короткий промежуток времени. Необходимо научиться пользоваться системой слухов и не препятствовать неформальной коммуникационной сети. Неформальные коммуникации могут возникать не только между членами неформальных групп. Хорошие личные взаимоотношения между теми или иными работниками облегчают неформальную передачу информации. Главное преимущество системы неформальных коммуникаций — в ее большой гибкости, что нередко благоприятствует скорейшему распространению информации.

Некоторые виды коммуникаций в организации

Современные электронные коммуникации осуществляются посредством компьютера, подключенного к сети. В настоящее время деловая и личная переписка осуществляется благодаря разнообразным средствам электронной связи. Также происходит обмен файлами и сообщениями с коллегами при помощи сетевой системы электронной почты, используется одна или несколько информационных служб для контактов с партнерами и факсимильные сообщения для связи с людьми и фирмами, которые не имеют подключения к электронной почте.

Электронная почта (E-mail) базируется на сетевом использовании компьютеров, позволяет пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь может иметь место как однонаправленная связь, так и двухсторонняя (многократный процесс отправки и принятия сообщений по электронной почте).

Электронная почта предоставляет различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Например, чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его помещают на компьютерную доску объявлений. Также можно отправить сообщение с уведомлением о его получении адресатом. Потенциал современной электронной почты не ограничен указанными спецификами.

Организация, которая принимает решение о внедрении электронной почты, может приобрести собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. С другой стороны, можно купить услугу использования электронной почты, предоставляемую специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта представляет собой систему связи для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, где вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера происходит его передача посредством телефона, таким же образом осуществляется и получение информации. Данная система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Реализация аудиопочты происходит также в сети.

Почта для передачи аудиосообщений эффективно используеся для группового решения проблем в организации. Для этого отправитель дополнительно указывает список получателей, которым предназначено сообщение. Система самостоятельно обзванивает указанных сотрудников (потенциальных получателей информации) и передает им необходимое сообщение.

Главное преимущество аудиопочты, по сравнению с электронной, в ее простоте — нет необходимости ввода данных с клавиатуры при ее использовании.

Разновидности сетевых телекоммуникаций

Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их местонахождения.

Аудиоконференция представляет собой голосовое общение нескольких лиц, которые находятся в различных географических точках, посредством использования системы коммуникаций, компьютерных технологий или телефона.

Техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, что позволяет взаимодействовать более чем двум участникам, при этом не требуется наличие компьютера. Использование аудиоконференции облегчает принятие тех или иных решений, оно довольно дешево и удобно.

Аудиоконференции позволяют избежать ненужных затрат на командировки. Людям приходится ездить в командировки по множеству причин: чтобы встретиться с клиентом, чтобы заключить крупную сделку (и отпраздновать ее потом), чтобы решить сложную проблему при личном участии, чтобы пообщаться с коллегами на выставке или съезде. Однако очень часто без этих поездок можно и обойтись, например когда необходимо привлечь внимание клиента (иногда, кажется, что другого способа просто нет), переговорить с одним или двумя людьми по поводу проекта, провести стандартную презентацию для коллег, пообщаться напрямую, в деловой среде, тем более что программы работы на дому и локальные небольшие офисы получают все большее распространение ввиду их преимуществ с точки зрения затрат, продуктивности и стиля жизни.

Страницы: 1, 2, 3, 4