Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.
В XIX в. Документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались «бланковые записи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми записями.
В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документа.
В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при оформлении дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.
2.5 Делопроизводство в России в XX в
Современные российские технологии документационного обеспечения управления развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.
После октябрьского переворота 1917г. для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарат управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.
Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911г. изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.
Для улучшения качества оформления документов 2 марта 1918 г. было принято постановление « О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства 8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранения канцелярской волокиты».
Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управления (1926г.). изучение вопросов приходило по следующим основным направлениям:
1) документооборот учреждений и методы его оптимизации;
2) способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации;
3) контроль исполнения документов;
4) хранение документов.
Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:
5) организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
6) регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;
7) отказ, где возможно, от регистрации вообще;
8) число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
9) справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;
контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;
10) наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.
В 1928г. Государственным институтом техники управления совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).
В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.
В 1963г. архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.
В 1966г. в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта «Основных положений» ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехника. Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. «Основные положения! ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования.
Утвержденная в 1988 г. начальником Главного архивного управления «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства нашей стране. Необходимо отметить, что при неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.
В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не тало повсеместным. Таким образом, традиционная всероссийская технология процессов документационного обеспечения управления с XVIII в. Имеет следующие особенности:
11) четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель- руководитель) внутри организации;
12) отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;
13) ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);
14) для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;
15) относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;
16) основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.
Основная проблема данной технологии – централизованное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технологи требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных карточек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводительный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.
Заключение
«…Книги наставляют и научают нас пути покаяния, ибо мудрость обретаем и воздержание в словах книжных.
Это – реки, наполняющие вселенную, это – источник мудрости, в книгах ведь неизмеримая глубина; ими мы в печали утишаемся, они – узда воздержания».
«Повесть временных лет» летописец Нестор.
В заключение данной работы хотелось бы отметить, что письменность это не только источник общения для человека, но также источник познания истории прошлого, способ получения знаний, умений и успехов. Примером успеха являются такие знаменитые поэты и писатели как А.С. Пушкин, И.С. Тургенев, Н.А. Некрасов, Л.Н.Толстой и многие другие.
В исследовательской работе были рассмотрены такие понятия как «документ», «письменность», а также даны основные профессиональные определения.
В курсовой работе рассмотрены условия, в которых возникала письменность, и появлялся документ. Определенны факторы, благодаря которым возникла письменность и развевалась, а также особенности развития документа, его характерные черты и отличия от данного современного документа.
В работе также были представлены таблицы подтверждающие древность письма, а также примеры древнего алфавита и т.д. Данные сведения позволяют восстановить картину прошлых времен, проанализировать развитие письменности.
Список используемой литературы
1. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению и содержание стандартов. - М.: Госстандарт, 2003.
2. Арасланова В.А., Фарнина Т.С. Методические указания по написанию курсовой работы для студентов специальности 0611 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». – Улан-Удэ: издательство ВСГТУ, 2005 – 20с. (Усть-Илимский филиал)
3. Басаков М.И. Делопроизводство – изд. 3-е, доп. И перераб.- Ростов н/Д: Феникс 2006. – 192с.- (зачетный экзамен)
4. Кирсанова М.В. Делопроизводство на малом предприятии: ( Учебно-практ. пособие) / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов, В.Н. Колесников. – М.: Омега-Л, 2006 – 248с.
5. Култорология, История мировой культуры: под редакцией проф. А.Н. Марковой - М.: ЮНИТИ, 1998
6. Красноречие Древней Руси (XI – XVII вв.): Т.В. Черторицкий - М, - Сов. Россия 1987.
7. Муравьев А.В., Плугин В.А. Сборник, документов для практических занятий по источниковедению истории СССР, под редакцией И.Д. Ковальченко – М.: высшая школа 1980
8. Орлов А.С., Георгиев В.А., Гиоргиева Н.Г., Сивохина Т.А. Хрестоматия по истории России с древнейших времен до н.э.. Учебное пособие – М. «Проспект», 1999
9. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: Издательство РИОР, 2005. – 93с.
10. Скворцова Е.М. Теория и история культуры, учебник для вузов. – М.: Юнити, 1999 – 406с.
Приложение
Пример древнерусского письма 1700 г.
Страницы: 1, 2, 3, 4
