Четвертий етап підготовки інформаційно-аналітичних документів полягає у тлумаченні фактів (у широкому розумінні цього поняття, тобто включаючи й їхню оцінку) з метою отримання від їх «переробки» максимуму корисної інформації. Успішність виконання робіт на цьому етапі залежить від професійного рівня, аналітичних здібностей виконавців. Адже завдання цього етапу полягає в тому, щоб на підставі глибокого розуміння дійсності та налізу фактів виділити ключові моменти досліджуваних явищ і процесів, основні причинно-наслідкові зв'язки між ними.

На п'ятому етапі па підставі тлумачення фактів будується робоча гіпотеза, що являє собою, по суті, ключовий етап усього інформаційно аналітичного процесу. Побудова гіпотези на підставі тлумачення фактів дає змогу:

- зрозуміти суть проблеми, що аналізується;

- глибше проаналізувати причинно-наслідкові зв'язки відповідних явищ і процесів, а також підготувати необхідну основу для прогнозу розвитку досліджуваного об'єкта.

Нерідко опрацьовані факти дають підстави для формулювання кількох робочих гіпотез.

На шостому етапі роботи здійснюється перевірка однієї чи кількох висунутих гіпотез. Робляться висновки, які виступають засобом перевірки (підтвердження або спростування) гіпотез. Для цього здійснюються відповідні дослідження. У разі необхідності висунуті гіпотези можуть бути синтезовані в узагальненій формі. Таким чином, кінцеві висновки у змістовному плані підбивають підсумки всього інформаційно-аналітичного процесу.

Суть сьомого етапу полягає у викладі напрацьованого матеріалу. Адже фахівець, який готує відповідні інформаційні та інформаційно-аналітичні документи, повинен не тільки чітко уявляти те, про що він пише, а й уміти викласти свої думки в ясній, зрозумілій для користувачів формі. При цьому обов'язково треба вказати ступінь достовірності кожного твердження. Бо головне завдання цього етапу - настільки коректний виклад матеріалу, щоб його зміст однозначно сприймався всіма виконавцями та користувачами.

Ще один важливий момент - будь-яка інформація, необхідна для ухвалення управлінських рішень, повинна бути підготовлена протягом певного часу. З цим пов'язана проблема так званої пастки часу, її сутність полягає у невмінні працівників правильно розрахувати час для підготовки достовірного інформаційно-аналітичного матеріалу. Як засіб подолання означеної «пастки», фахівці рекомендують застосовувати наступні прийоми. Перш за все у загальну схему підготовки відповідної інформації вводиться додатковий - восьмий етап. Цей етап немає ніякого змістовного наповнення, а виконує функцію страхування з метою своєчасного виконання завдання. Тому він являє собою певний відрізок часу - запас, за рахунок якого у разі потреби може бути збільшено термін виконання інших етапів.

Далі, з урахуванням означеного резервного етапу, проводиться розрахунок потреб у часі на виконання кожного з розглянутих етапів підготовки інформаційно-аналітичних документів. Причому цей розрахунок доцільно проводити у зворотному напрямі, тобто починаючи з останнього етапу. Це пов'язано з тим, що на практиці інформаційно-аналітичної діяльності спостерігається тенденція до надмірних витрат часу для виконання завдань на початкових етапах роботи і, відповідно, проявляється дефіцит часу на її завершальних етапах. У подальшому в процесі роботи здійснюється постійний поточний поетапний контроль за дотриманням складеного графіка виконання завдання. Зекономлений на певному етапі час додається до резервного восьмого етапу, а надмірно витрачений на виконання будь-якого етапу час віднімається від величини означеного резерву. Вміння досягти раціональної хронологічної організації інформаційної діяльності визначається кваліфікацією та досвідом виконавців.

5. Збір та обробка матеріалу

Окремо розглянемо проблему збору та обробки необхідного матеріалу як одну з найважливіших проблем організації інформаційно-аналітичного процесу. Щоб робота була повноцінною, необхідно зібрати максимальну інформацію, яка буде сприяти всебічному розкриттю теми. Перш за все потрібно використати опубліковані письмові джерела інформації - наукові монографії, спеціальні статті, енциклопедії, довідники, спеціальні (галузеві) словники. Необхідно визначити початкове коло таких видань, а потім поступово його розширювати. Не можна обмежуватися лише недавно виданою літературою, корисно також використовувати видання середини ХХ ст., дореволюційні та іноземні видання. Шукаючи необхідну інформацію, необхідно спочатку створити список термінів-понять, у словникових визначеннях яких може міститися якась цінна інформація, а потім, читаючи ці визначення, потрібно робити необхідні виписки, паспортизуючи їх та вказуючи сторінки видань. Краще розпочати роботу з підручників, монографій з даної сфери знань, так як вони містять більше відомостей з теми, а потім лише доповнювати роботу інформацією з менш джерело-містких видань. Способи фіксації та систематизації відомостей, отриманих з цих джерел, - конспектування (реферування), картографування, ксерокопіювання та помітки.

Інші письмові джерела інформації - юридична література, установча документація, відомчі видання, видання для службового користування, архіви.

Джерелом інформації можуть бути письмові матеріали, отримані від замовника (керівника). Якщо придатність цих матеріалів невелика, краще повідомити про це керівника відразу (особливо якщо він сам вручив ці матеріали), обґрунтувавши причину повернення.

Крім письмових джерел доцільно використовувати й усні (усно-писемні), до яких відносять опитування, інтерв'ю, анкети, тести.

Одним із найбільш надійних джерел інформації є складений власноручно банк даних.

Після збору інформації можна приступити до обробки матеріалу.

Первинна обробка матеріалу заснована на попередньому аналізі явища, проблеми і установлення їх зв'язків з різними сторонами та явищами суспільної дійсності. Вторинна обробка заснована на аналізі основних зібраних матеріалів. Необхідний синтез обох обробок. Намагаючись знайти нові аспекти теми, потрібно розширювати, поглиблювати і по-новому тлумачити відомі всім проблеми.

Крім того, важливо встановити зв'язки між окремими частинами одного і того ж явища, їх взаємозалежність, теоретичне і практичне значення цих зв'язків. Виявлення великої кількості різних аспектів одного явища, їх взаємозв'язків - запорука різностороннього, всебічного висвітлення теми чи проблеми.

Наступний етап обробки - класифікація, тобто розподіл, логічна систематизація явищ за класами, розрядами, групами, типами на основі їх подібних і різних ознак. У роботі ця класифікація відтвориться у вигляді позицій, рубрик, підрубрик, пунктів і підпунктів.

При складанні класифікації потрібно дотримуватися наукових, логічних правил систематизації, частково єдиного принципу поділу. Згідно з цим принципом декілька однорідних понять обов'язково повинні бути об'єднані в одне, близьке для них родове поняття і розглядатися як його види, різновиди.

Логічність класифікації необхідно поєднувати з її практичними зручностями, тобто вона повинна достатньо легко сприйматися на слух.

Вироблення авторської позиції, тобто головної основоположної ідеї, - це визначення провідного орієнтира для всіх інших положень, роздумів, оцінок. Можна прийняти чужу концепцію за свою (прямо заявивши про це), попередньо ретельно проаналізувавши її і не знайшовши в ній суттєвих недоліків. Можна прийняти відому концепцію за основу, трохи змінивши її ( теж заявивши про це). Якщо існуючі концепції не задовольняють, необхідно виробити власну концепцію. Означена концепція повинна прослідковуватися у всій роботі. Вироблена концепція допоможе при написанні роботи, обґрунтує її логіку.

Далі передбачаються констатуючі, аналітичні компоненти змісту, власні оцінки і рекомендації. Слід дотримуватись принципу їх оптимального розміщення та поєднання в даній роботі з урахуванням жанру і теми, а також інших обставин.

Перш ніж оцінювати, рекомендувати, потрібно щось констатувати, тобто встановити факт, наявність чого-небудь і повідомити про це. Констатація факту повинна складатися із одного або декількох речень.

Аналітичні компоненти змісту - це спостереження та роздуми, засновані на логічному аналізі та синтезі. Тут буде доречним поділ об'єкта на частини та визначення їх значущості; встановлення зв'язків з іншими явищами; порівняння з іншими явищами; протиставлення явищ; підведення слів-термінів, які позначають явище, до якогось родового поняття; узагальнення різних явищ; визначення ознак явищ; формування поняття про них.

Оцінні змістові компоненти - це судження про важливість явища, його переваги та недоліки, труднощі, особливості, можливості практичного використання, ступені перспективності.

Рекомендуючі змістові компоненти - це висновки та судження, які містять в собі поради, побажання, а також вимоги по здійсненню чого небудь, що підлягало аналізу та отримало оцінку.

Висновки

У процесі виконання контрольної роботи було розглянуті такі питання:

- поняття інформації та її функції;

- класифікація інформації;

- джерела інформації;

- суть та основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу;

- збір та обробка матеріалу

Треба підкреслити важливість розглянутих питань при документообігу, та в референтній справі.

Важливе місце в діловодстві займає документообіг, та придбання інформації - тому секретар-референт повинен досконало знати визначені нами матеріали.

Література

1. Блощииська В. А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. - Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. -270 с.

2. Вербіщька Т. С, Чіішікова В. П. Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оріяна - Нова, 2001. - 392 с.

3. Гордієнко. К. Д. Діловодство в роботі секретаря. Практичний посібник. - К.: КНТ, 2006. - 280 с.

4. Задорожный Э. М, Задорожный С. Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместных фирмах: Практическое пособие секретарю, предпринимателю, менеджеру. - К., 1994. -176 с.

5. Кондратюкова Л. К., Ткачева Л. Б., Акулина Т. В. Аннотирование и реферирование английской научно-технической литературы: Учебное пособие. - Омск: Изд-во Ом. ГТУ, 2001. - 184 с.

6. Кульицький С. П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник. - К.: МАУП, 2002. -224 с.

7. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знання,2003. -459 с.

8. Ораторське мистецтво: Навчальний посібник для студентів вищ. навч. закл. юрид. спец. 2-ге вид. / Н. П. Осипова, В. Д. Воднік, Г. П. Клімова та ін. За ред. професора Н. П. Осипової. -Х.: Одісей, 2006.-144 с.

9. Палеха Ю. І. Іміджологія: Навчальний посібник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005. - 324 с.

10. Палеха Ю. І. Ключі до успіху, або Організаційна та управлінська культури: Навчальний посібник. - 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. - 337 с.

11. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. - К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.

12. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінська документація: Навчальний посібник. - Вінниця: ВНТУ, 2004. - 80 с.

13. Сорока М. Б. Національна система реферування української наукової літератури / НАН України. Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. - К.: НБУВ, 2002. - 209 с.

14. Стенюков М. Б. Секретарское дело. - М.: Приор, 1996. -192 с.

15. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Підручник. Вид. 2-ге, доп. і переробл. - К.: Атіка, 2004. - 592 с.

16. Шейнов В. П. Секретар: секреты профессии. - М.: Ось - 89, 2005 - 208 с.

17. Шепель В. М. Имиджеология: Секреты личного обаяния. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: Культура и спорт; ЮНИТИ, 1997. - 382 с.

18. Варенко В.М. Референтна справа. Навч. посібник – К., Кондор, 2008-212 с.

Страницы: 1, 2, 3