o        що пояснюють або доповнюють вміст іншого документа;

o        що направляються з листом в інші організації.

В цілях скорочення кількості вживаних форм документів міністерства і відомства розробляють галузеві табелі документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань організацій. У табель включаються документи як традиційні, так і створювані засобами обчислювальної техніки. Табель підписується відповідальним за його складання і затверджується керівником відомства. Ведення табеля, внесення до нього змін здійснюється службою документаційного забезпечення. Складання документів, не вказаних в табелі, забороняється.

Загалом всі документи по відбиваних в них видах діяльності діляться на дві великі групи.

Перша – це документи по загальних і адміністративних питаннях, тобто по питаннях загального керівництва підприємством (організацією) і його виробничою діяльністю. Ці документи можуть складати працівники всіх підрозділів підприємств.

Друга група – документи по функціях управління. Такі документи складають працівники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планерування, постачання і збуту, інших функціональних підрозділів.

Документи класифікуються по найменуваннях: службові листи, накази, протоколи, акти, доповідні записки, договори і так далі.

Оформлення всіх цих документів уніфіковане, але за змістом вони можуть бути абсолютно різними: по місцю складання: внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) і зовнішні (документи, що поступають з інших підприємств, організацій і від приватних осіб); за змістом: прості (присвячені одному питанню) і складні (декілька питань, що охоплюють); формою: індивідуальні, коли вміст кожного документа має свої особливості (наприклад, доповідні записки), трафаретні, коли частина документа віддрукована, а частина заповнюється при складанні, і типові, створені для групи однорідних підприємств.

Як правило, всі типові і трафаретні документи друкуються друкарським способом або на розмножувальних апаратах; по термінах виконання: термінові, вимагаючи виконання в певний термін, і нетермінові, для яких термін виконання не встановлений; за походженням: службові, такі, що зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті, такі, що стосуються конкретної особи і що є іменними; по вигляду оформлення: справжні, копії, виписки, дублікати; по засобах фіксації: письмові, графічні, фотокінодокументи і так далі.

Оригінал – це підписаний і належним чином оформлений екземпляр документа, складений вперше. Копія – повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою «копія»), засвідчене в установленому порядку відповідною посадовою особою. На копіях службових документів, що вимагають особливого посвідчення, в обов'язковому порядку ставляться підпис керівника і друк. Інколи для роботи потрібна не копія із справжнього документа, а виписка з того або іншого його розділу. При оформленні виписки обов'язково треба вказати, з якого документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб і друком. Підприємствам і організаціям надано право в разі втрати власником справжнього документа видавати йому відповідний дублікат (з позначкою «дублікат»), що має однакову юридичну силу з оригіналом.

документ інформація управлінський документообіг

2. Обробка документів в апараті управління

Обробка документів в апараті управління включає документування інформації, обробку інформації, що міститься в документах, і організацію роботи з документами. Сукупність робіт, пов'язаних із створенням документів, їх реєстрацією, класифікацією, рухом, обліком і зберіганням, називається діловодством. В процесі діловодства здійснюється фіксація інформації (документування) і організація робіт з документами. Під документуванням розуміється створення текстових документів у сфері управління. Організація роботи з документами означає створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів в діловодстві. Необхідність документування управлінських процедур, встановлена чинним законодавством, приводить на практиці до створення багаточисельних форм фінансовою, первинною обліковою, розрахунково-грошовою, звітно-статистичною, організаційно-розпорядливою і інших систем документація. Особливу роль серед управлінських документів грає організаційно-розпорядлива документація (ОРД), вживана при оформленні розпорядливої і старанної діяльності апарату установи, організації, підприємства.

Вхідні в цю систему документи умовно підрозділяються на 3 групи:

- організаційні документи – статут, структура і штатна чисельність апарату управління, штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ установи, організації, підприємства, посадова інструкція працівникові;

- розпорядливі документи – наказ, розпорядження, вказівка, інструкція;

- інформаційно-довідкові документи – протокол, акт, лист, доповідна і пояснювальна записки, довідка, телеграма, телефонограма і так далі. Операції по документуванню організаційно-розпорядливої діяльності і організації роботи з відповідними документами називаються адміністративним діловодством. Оформлення документів здійснюється на бланках двох видів: загальних, для організаційно-розпорядливих документів (ОРД), і бланків для листів.

По відношенню до управлінського об'єкту виділяють той, що входить, вихідний і внутрішній документопотоки. Вони тісно взаємозв'язані, оскільки інформація документів, що поступили, використовується для підготовки внутрішніх і вихідних відповідях і так далі.

Вхідний документопотік будь-якої організації складається з: документів вищестоящих організацій (органів влади і управління, центральних апаратів міністерств і ін.). До складу цих документів входять директивні вказівки, нормативні і методичні акти, які є підставою для керівників в організації виробничою, управлінською, технічною, економічною, соціальною і іншій діяльності.

Вихідний документопотік складається з документів, що створюються в даній організації і відправляються за її межі. Вихідні документи створюються у відповідь на письмові або усні запити, що поступили, або як ініціативні документи, що вимагають або не вимагають відповіді. Ініціативні документи завжди значно перевищують групу у відповідь документів. Мотиви створення вихідних документів диктуються напрямами діяльності організації і її інформаційними запитами. Внутрішній документопотік складають документи, створювані і використовувані в самому апараті управління, що не виходять за його межі. Походження цих документів збігається з сферою їх вживань.

Кожен документопотік має досить стабільний маршрут руху, який залежить від складу і вмісту документів, міри регламентації функцій керівників і структурних підрозділів, розподіли обов'язків між керівниками і від прийнятої в організації технології робота з документами. Стереотипні маршрути руху властиві вхідним документам, що визначається їх адресацією. Вхідні документи утворюють три напрями руху: керівництву організації, керівництву структурних підрозділів, безпосередньо фахівцям. Співвідношення цих потоків нерівномірне: найбільша частина документів потрапляє керівництву, яке, з одного боку, випробовує інформаційні перевантаження, а з іншої - отримує значну кількість інформації, не відповідній їх компетенції, областям діяльності і функціональним обов'язкам, не їх рівня. Чекання розгляду документів керівництвом є втраченим часом, подовжує дорогу документа до виконавця. Маршрут руху вхідних документів залежить і від прийнятої в установі технології роботи з документами. Наприклад, процес реєстрації розпадається на два етапи: внесення до реєстраційних форм даних про отриманий документ до його розгляду керівництвом і доповнення цих даних резолюцією, термінами виконання, вказівками по виконання і іншим після розгляду керівником. Таким чином, технологія реєстрації документів збільшує час руху документа від здобуття до виконавця. Якщо в організації прийнято реєструвати документи повторно, тобто на рівні структурних підрозділів, то втрати часу із-за нераціональних зупинок в русі документа ще більш вагомі. Вихідний документопотік, як правило, пронизує всю управлінську структуру. Як ініціативні, так і інформаційні документи готують фахівці в структурних підрозділах. Маршрут руху цих документів залежить від кількості інстанцій узгодження, візування і підписання документів, а також від прийнятої технології передруку тексту, реєстрації і відправки документів. Найбільш нерегламентованими є маршрути руху внутрішніх документів. Причому в цьому потоці рух розпорядливих документів, як правило, впорядкований, а підготовка всіх останніх документів не має регламентованих маршрутів і вабить найбільш відчутні втрати часу на проходження документів. Ґрунтуючись на даних, характеризуючих документопотоки, служба діловодства може розробляти найбільш доцільні, оптимальні маршрути руху документопотоків.

3. Схема документообігу ВБ «Комерсант»

Документообіг - рух документів з моменту їх здобуття або створення до завершення виконання або відправки. Документообіг утворюють потоки вхідних (що поступають з інших організацій), вихідних (що відправляються в інші організації) і внутрішніх (створених і таких, що діють в межах організації) документів.

Об'єм документообігу розраховується по формулі:

Уд = SBX. + вих. + вн. за певний період часу (зазвичай за рік).

Схема документообігу представлена на мал. 1.

Мал. 1. Зразковий документообіг організації.

Зараз ми можемо подивитися, як цей процес проходить у Видавничого будинку "Коммерсант'".

15 червня 1988 року кореспондент журналу "Вогник" Володимир Яковлєв зареєстрував інформаційний кооператив "Факт". C цього моменту починається історія Видавничого будинку "Коммерсант'".

Про видання: Щоденна газета "Коммерсант'" Аналітичний тижневик "Коммерсант' ВЛАДА" Економічний тижневик "Коммерсант' ГРОША" Щомісячний автомобільний журнал "Автопілот"

Редакція складається наступним чином:

Дирекція:

Генеральний директор

Комерційний директор

Редколегія:

Головний редактор

Заступник головного редактора

Редактор додатка "Weekend"

Директор інформаційного центру

Заступник головного редактора, керівник ділового блоку

Заступник головного редактора, відповідальний секретар

Завідуючі відділами

Керівники груп

Група випускаючих редакторів

Керівники служб:

Директор фотослужби

Керівник відділу верстки

Директор служби IT – технологій

Служба маркетингу:

Директор по маркетингу

Реклама:

Директор по рекламі

Страницы: 1, 2, 3