Что касается таких документов, как личные заявления сотрудников, объяснительные записки, то они хранятся в отдельных папках. Все папки лежат в ящике стола, то есть доступ к этим документам имеют только те сотрудники, которые несут ответственность за эти документы, а так же руководители подразделения.
Такой вид документов, как трудовые договоры и дополнительные соглашения имеют место быть в нашем подразделении, это происходит потому, что второй экземпляр выше перечисленных документов, поступает в наше подразделение из отдела управления персоналом, то есть фактически экземпляры сотрудников хранятся у нас. Это происходит в связи с тем, что трудовой договор подписывается не сразу, поэтому второй экземпляр не отдают в день приема работнику, таким образом, документы попадают к нам. Некоторые работники приходят к нам за своим экземпляром трудового договора или дополнительного соглашения, другие же про них и не вспоминают, вот таким образом часть документов остается в подразделении, а часть соответственно у работников.
Вторые экземпляры трудовых договоров позволяют самостоятельно составлять дополнительные соглашения к трудовому договору, так как в большинстве случаев при переводе сотрудников оформлением дополнительных соглашений занимаются структурные подразделения, то есть ответственные за ведение табельного учета сотрудников в структурном подразделении.
Специфика такой работы относится к крупным подразделениям, то есть для маленьких подразделений (отделы, бюро) трудовые договоры и дополнительные соглашения составляет отдел управления персоналом.
Это связано с тем, что при составлении трудового договора необходимо учитывать категорию, разряд, вид оплаты сотрудника. Не всегда в заявлении или приказе о приеме на работу указывается вышеперечисленные данные. Так же трудовой договор и дополнительное соглашение подписывается руководителем того подразделения, в которое поступает на работу работник.
Поэтому нельзя сказать, что в отделе управления персоналом сидят безграмотные и незнающие специалисты, которые не могут составить договор или дополнительное соглашение. Просто намного удобнее нам самим подписать все необходимые документы.
Из выше перечисленного можно сделать следующий вывод, наличие документов в структурном подразделении СП № 90 не большое, но даже те документы, которые имеют место быть, не защищены соответствующим способом.
Конечно, может быть и нет острой необходимости запирать в сейф все документы, содержащие персональные данные сотрудников. Так как все производство разделено на участки и бюро, то внутри каждого такого маленького подразделения каждый знает друг о друге все, а может быть даже намного больше, чем сотрудники отдела управления персоналом, и ответственные за ведение табельного учета. Но дело не в том, кто и что знает друг о друге, существует закон (ФЗ «О персональных данных»), который необходимо соблюдать.
Защита персональных данных – это одно из самых важных аспектов работы с документами, содержащими персональные данные.
2.3. Рассмотрение работы, связанной с кадровой
деятельностью предприятия в структурном подразделении
Кадровая деятельность очень многогранна. Занимаясь кадровой деятельностью необходимо работать как с людьми, так и с документами. При этом необходимо правильно работать и быть очень образованным, грамотным, а самое главное обладать огромной выдержкой и терпением, ведь очень сложно объяснить незнающим людям необходимую им информацию. Речь не идет о том, что всем остальным сотрудникам, не занимающимся кадровой деятельностью можно быть безграмотными, не образованными и так далее. Каждому человеку необходимо повышать свой образовательный уровень, учиться и уметь ориентироваться в любой ситуации. Человек, работающих в различных сферах должен обладать определенным набором качеств и требований. Просто те люди, которые работают с людьми, подвержены довольно сильному воздействию со стороны человека. Любая деятельность, связанная с человеческим фактором (ресурсами) очень ответственная.
На нашем предприятии отдел, занимающийся кадровой деятельностью, называется отдел управления персоналом. Численность этого отдела составляет 15 человек.
Деятельность отдела управления персоналом ничем не отличается от другого подразделения, занимающегося кадровой деятельностью. Нас же интересует не деятельность отдела управления персоналом, а кадровая деятельность в структурном подразделении.
На предприятии ОАО «Сарапульский радиозавод» структурные подразделения выполняют различные виды кадровой деятельности.
Стоит отметить, что предприятие ОАО «СРЗ» находиться в отдельных корпусах (зданиях) и на разных территориях, так же предприятие является режимным, поэтому специфика кадровой деятельности незначительно отличается.
Естественно при устройстве на работу первое место у отдела управления персоналом. Человек приходит на работу и узнает наличие вакансий, если такие имеются, работники отдела дают номер телефона, по которому можно связаться непосредственно с руководителем или представителем того подразделения, к которому на работу поступает человек. Чаще всего в этом случае звонят тем, кто в подразделении занимается оформлением приема. В структурном подразделении СП №90 эту работу выполняет табельщик.
Трудоустройство на работу происходит следующим образом:
1. Соискатель звонит в структурное подразделение, в котором есть вакансия. Далее с ним проводят беседу, то есть узнают необходимую информацию друг о друге. В том случае, если соискатель подходит нам, а ему наши условия труда, то в этом случае он пишет заявление о приеме на работу.
2. Визирование заявления руководителем структурного подразделения.
3. Соискатель с подписанным заявлением направляется в отдел управления персоналом, где ему выписывают приказ о приеме на работу.
4. Потенциальный работник проходит медицинский осмотр.
5. Соискатель звонит в структурное подразделение, где ему будут оформлять трудовой договор.
6. Возвращение подписанных документов (трудового договора, приказа о приеме на работу) потенциальному работнику.
7. Прохождение первичного инструктажа в отделе управления персоналом и дальнейшее оформление, то есть заполнение личной карточки, трудовой книжки.
Таким образом, в структурном подразделении начинается работа, связанная с кадровой деятельностью.
Стоит обосновать, почему в структурных подразделениях самостоятельно подготавливают трудовой договор, а не в отделе управления персоналом. Такой принцип сложился еще задолго до того, как мы стали структурным подразделением. До 2005 года, как отмечалось выше, наше подразделение являлась частью предприятия, то есть мы самостоятельно принимали работников, оформляли договоры и подписывали руководителем предприятия. Отдел кадров в то время, только выписывал приказ о приеме на работу, занимался регистрацией трудовых договоров, оформлением личных карточек, то есть начальник отдела кадров не являлся работодателем, с 2005 года по доверенности работодателем для отдельной категории работников является директор по персоналу и режиму.
Вот именно с тех времен наше структурное подразделение самостоятельно подготавливает трудовые договоры. Конечно, формы трудовых договоров мы берем в отделе управления персоналом, а затем делаем необходимые изменения, то есть в соответствии с приказом о приеме на работу вносим изменения. Указываем профессию, место работы, подчинение, категорию, разряд и так далее. Примерный трудовой договор можно посмотреть в приложении 5.
Примерно таким же образом мы подготавливаем дополнение к трудовому договору. Допустим, работник переходит из одного структурного подразделение в другое, соответственно мы меняем необходимый нам пункт (приложение 6). При составлении дополнительных соглашений следует учитывать какой трудовой договор у работников. Есть старая форма трудовых договоров, в которых отсутствуют некоторые из пунктов и подпунктов. Пункты отсутствуют по той причине, что некоторые трудовые договоры составлены по КЗОТу, а не трудовому кодексу. Как известно со временем все терпит изменений.
Следовательно, структурное подразделение частично оформляет трудовые договоры и дополнительные соглашения для того, что бы сократить время на их оформление и облегчить себе работу.
Вполне возможно то, что мы делаем не совсем правильно и логично, но так сложилось, а исправить за один, два года отлаженную систему невозможно, да в принципе это и не требуется. С сегодняшними возможностями можно без труда выполнить необходимые действия. Согласитесь быстрее самому составить необходимый документ, чем бежать в другое здание за этим документом или звонить в отдел управления персоналом для того, что бы вам отправили по локальной сети необходимый документ.
Стоит отметить, что почти в каждой ситуации необходимо изучать новое. Так как с каждым днем происходит развитие технологий и предстоит использовать новые технологии. Таким образом, мы повышаем образовательный уровень.
Помимо трудового договора, дополнительного соглашения, работники структурных подразделений оформляют такой вид документа, как график отпусков.
Каждое подразделение самостоятельно на основании своих данных составляет график отпусков. Вот еще одна причина для того, что бы в подразделении заводить на своих сотрудников картотеку, с указанием всех необходимых данных.
Конечно, в первую очередь при составлении графика отпусков учитывается личное желание сотрудников. А далее начинается анализирование полученных данных и приведение их в соответствующую форму.
Подписанные и согласованные графики отпусков хранятся в планово-экономическом отделе, копия направляется в отдел управления персоналом и соответствующее подразделение.
Форма графика отпусков (приложение 7) на нашем предприятии отличается от принятой формы Т-7 (приложение 8) . В нашем графике отпусков отсутствуют многие графы, то есть фактически графики отпусков мы составляем для того, чтобы планово-экономический отдел мог рассчитать примерное количество денежных средств на отпуска.
В заключении хотелось бы отметить, что специфика деятельности кадровой службы отличается от привычных параметров по той причине, что деятельность предприятия имеют свою специфику и свои определенные правила. Но, не смотря на это все, не происходит никаких нарушений действующего законодательства Российской Федерации.
Для работодателя очень важно проверить сведения, предоставляемые работником при трудоустройстве. Нужно знать, имеет ли ваш сотрудник право на дополнительные льготы и компенсации в связи с особенностями семейного положения или состоянием здоровья. И очень важно иметь информацию о том, на какие сведения персонального характера можно ссылаться, принимая решение об увольнении работника. Оставаться в рамках законодательства в этих ситуациях поможет положение о защите персональных данных.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
