Обеспечение сохранности архивных документов — одно из главных направлений работы архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.
Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида:
1. обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;
2. обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;
3. обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.
Обеспечение физической сохранности файлов — проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях (рабочем и резервном носителях). Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.
Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.
Для хранения электронных документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации (в том числе, магнитные дискеты). Главное обращать внимание на репутацию фирмы-изготовителя и страну-производителя, что в итоге ориентирует на стоимость носителя, а также соблюдать минимальные требования к режимам их хранения. Как с любым товаром, здесь действует правило: дешевое хорошим не бывает. По этой же причине при организации долговременногохранения электронных документов следует, например, выбирать оптические диски («болванки»), розничная цена которых будет не ниже 22 — 25 рублей.
Оптические компакт-диски (CD) непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 10 — 15 лет. Большего и не требуется. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на современные и емкие носители.
Оптические диски считаются самыми долговечными носителями. Некоторые производители определяют срок хранения своей продукции чуть ли не в 200 лет. Насколько это обосновано, может показать лишь практика, а она крайне противоречива. С одной стороны, есть свидетельства успешного использования записей на CD в течение 10 — 15 лет, с другой стороны, регулярно появляются сообщения об отказах считывания информации с этих дисков. При этом в последние годы особенно много нареканий поступало на доступ к файлам, записанным на CD-R1. Аналитики пока затрудняются дать исчерпывающее объяснение возможных причин: являются ли сбои в чтении файлов следствием ущербности технологии CD-R или каких-то других факторов (нарушения технологии при изготовлении «болванок», нарушения условий и режима хранения, технологической несовместимости устройств записи и считывания информации).
Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которой он постоянно хранится.
При выборе режимов хранения электронных носителей следует учитывать множество факторов и соотносить интенсивность использования носителей, затраты на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители.
анализ природы электронных документов позволяет определить несколько условий, выполнение которых обеспечивает их сохранность и возможности использования на протяжении десятков лет:
В архив должны приниматься и храниться «информационные объекты» (файлы), включающие, главным образом, содержательную и контекстную информацию (данные). Прием на хранение информационных ресурсов в комплекте с исполняемыми программами (оболочками прикладных информационных систем) со временем может вызвать правовые и технологические проблемы их использования. Прием компьютерных программ необходим в исключительных случаях, когда без этого невозможно воспроизведение принимаемых на хранение электронных документов.
В краткосрочной перспективе (5–10 лет) сохранность документов обеспечивается созданием резервного и рабочего экземпляров электронных документов на отдельных носителях.
В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо проведение миграции документов в так называемые программно независимые форматы (страховые форматы), причем таким образом, чтобы в дальнейшем полученное поколение документов можно было признать подлинниками.
Электронные документы в страховых форматах могут оказаться очень неудобными в использовании и могут значительно замедлять время доступа пользователей к архивной информации. Оперативность доступа к архивным электронным документам может обеспечиваться тем, что они будут приниматься, храниться и/или своевременно переводиться в форматы текущей информационной системы организации/архива — пользовательские форматы. Процедура миграции в пользовательские форматы также должна быть ориентирована на возможное признание полученных документов подлинниками. Эта мера необходима в связи с тем, что заранее трудно определить, какие из форматов (страховые, пользовательские или те, в которых документы приняты на хранение) могут стать основой для создания миграционных страховых копий последующих поколений.
При обеспечении сохранности электронных документов большое внимание следует также уделять вопросам информационной безопасности: обеспечению их аутентичности, защите от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступа.
3.Практическое задание
документ управление классификатор электронный
Заявление о приеме на работу. Образец
Директору ОАО «Радуга»
Иванову С.В.
Петрова Василия Григорьевича
Заявление
Прошу принять меня на работу старшим инженером с 19.02.2010 г.
18.02.2010 Петров
Протокол. Образец (форма)
ОАО Радуга
ПРОТОКОЛ
"_20_"__мая______ 2010__ г.
№ _75/5/145__________
2010г. ______________
Производство товара__________________________________________
(заголовок)
Председатель - Иванов И.И.____________________________________
Секретарь - Приходько Т.И.____________________________________
Присутствовали: начальник цеха Ветров Н.Н., главный инженер Петров Е.Н.,менеджер по продажам Пупкин С.Н., аналитик Сидоров А.А.,_______
(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)
Приглашенные: ______________________________________________
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Выпуск новой упаковки для шоколада__________________________
2. Рынок сбыта ________________________________________________
__________________________________________________________________
СЛУШАЛИ:
Директор ОАО «Радуга» Иванов И.И. ____________________________
(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)
начальник цеха Ветров Н.Н _____________ Современные рынки и товары____
(должность, фамилия, инициалы (содержание доклада)
ПОСТАНОВИЛИ:
1. Принять новую упаковку для товара______________________________________
2. __________________________________________________________________
Председатель ________________ /Иванов И.И. /
(подпись) (фамилия, инициалы)
Секретарь ________________ /Приходько Т.И./
В дело № _100____
"_20_"_мая_______ 2010__ г. _____________________
(подпись исполнителя)
М.П. УТВЕРЖДАЮ
Руководителю предприятия
_________Иванову И.И._______
_____________________________
(подпись, фамилия и инициалы)
АКТ
на списание испорченных бланков
трудовых книжек
г. 2010__________________ "19"_мая_ _2010 г.
Нами начальник отдела кадров Шишкина Н.Г., Заместитель начальника отдела кадров Шустина Н.М.,главный специалист_Шаповалова Г.Г.______
(перечисляются должности, инициалы и фамилии членов
комиссии по списанию бланков)
составлен настоящий акт о том, что за период с 01.01.2010_____________
по 19.05.2010_________на Открытое акционерное общество «Радуга»
(полное наименование предприятия)
испорчено _ошибочное написание фамилии работника______________
(подробная причина порчи)
_______3____________ штук три _________________ бланков трудовых
(количество) (количество прописью)
книжек (вкладышей к ним), которые "_20__"__мая________ 2010_____ г.
уничтожены путем сожжения.
Подписи членов комиссии
__ Шишкина Н.Г ___________
__ Шустина Н.М. ____________
__ Шаповалова Г.Г.__________
____________________________
Пример докладной записки
Директору
ОАО «Радуга»
Иванову И. И.
Докладная записка
17.03.2010 № 12
г. Барнаул
О замене компьютера
Довожу до Вашего сведения, что в настоящее время я располагаю устаревшей моделью компьютера, которая имеет ненадежные эксплуатационные качества.
Прошу рассмотреть вопрос о замене компьютера на более новую модель.
Менеджер по персоналу Н.И. Бойко
Список литературы
1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)
2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)
3. Общероссийскому Классификатору предприятий и организаций ОК 007-93
4. Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству. Издательство "Март", 2006
5. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. Издательство "Питер", 2006
6. Борискин В.В., Поликарпова Н.М. Документационный системный комплекс организации: учебно-методическое пособие. Издательство "Ось-89, 2006
7. Кузнецов И.Н., авт. -сост. Деловое письмо: учебно-справочное пособие. Издательство "Издательский дом Дашков и К", 2008
8. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Издательство "ИндексМедиа", 2007
9. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению. Издательство "ПРИОР", 2009
10. Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член "Гильдии Управляющих Документацией" и ARMA International Современные проблемы делопроизводства, документооборота и архивного дела (список публикаций)
Страницы: 1, 2, 3
