Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе. Основы секретарского дела можно освоит за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал. Методом проб и ошибок, с приобретением необходимых наработок, постоянно повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела. Это позволяет ему свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, уметь хранить конфиденциальные сведения и быть при этом самым информированным и общительным человеком [5;10].
Расскажем о взаимоотношения секретаря в коллективе на примере нашего образовательного учреждения.
Секретарь в коллективе – свой человек. У нее доброжелательные отношения с сотрудниками, но они не любят часто к ней обращаться, так как не всегда их просьбы, хотя они касаются рабочих моментов, выполняются в срок. Например, педагог собирается на соревнования с группой детей. Для этого ему надо выписать командировочное удостоверение, напечатать приказ на выезд и провести инструктаж с детьми. Он составляет список ребят, проводит с ними инструктаж и обращается к секретарю за остальными документами. Здесь начинаются проволочки: «Мне сейчас некогда», «А когда это надо, а то у меня много работы». Затем, напечатав документы, секретарь не может найти руководителя, чтобы поставить его подпись. В итоге работнику самому приходится идти за подписью директора. То есть здесь присутствует некоторая леность секретаря и нежелание исполнять свои прямые обязанности.
Зная такое отношение секретаря к поручениям, некоторые сотрудники обращаются напрямую к руководителю, тем самым отнимая его время, или заместителю руководителя, тоже отвлекая ее от выполнения своих обязанностей. Можно сказать, что профессиональные отношения секретаря в коллективе не очень сложились, а вне работы – это достаточно добрый и положительный человек.
Виртуальный офис - это полноценное рабочее пространство для общения, совместной работы, хранения контента и управления бизнесом. Как правило, в виртуальном офисе сотрудники ежедневно проводят значительное время [13].
В некоторых случаях в качестве виртуального офиса может использоваться система управления проектами, органайзер, crm система, система управления контентом. Все зависит от специфики бизнеса. Например, если бизнес в основном связан с продажами, то разумно в качестве виртуального офиса использовать crm-систему (которая содержит органайзер, почту и другие инструменты совместной работы).
Как правило, виртуальный офис включает в себя:
- средства коммуникаций (e-mail, мессенджер, вэб-конференции);
- органайзер с календарем;
- хранилище файлов;
- редакторы документов;
- базу контактов;
- блог или форум;
- панель администрирования и разграничения прав доступа (важно для бизнеса).
Могут присутствовать дополнительные возможности:
- возможность использования офиса на своем корпоративном домене;
- интеграция с публичным сайтом компании (например, для легкой публикации контента);
- интеграция с электронным магазином;
- интеграция с helpdesk, финансовой системой ...;
- возможность предоставления ограниченного доступа в офис клиентам и партнерам.
При выборе виртуального офиса (как и других бизнес-приложений), важно обращать внимание на следующие вещи:
- надежность провайдера;
- защита информации (безопасная передача данных (SSL), создание резервных копий);
- быстродействие (как правило, это наиболее важный фактор для эффективности бизнес-приложения);
- возможности настройки под Ваши задачи.
Социальный рейтинг интернет-приложений в категории «Виртуальный офис»:
1. Google Apps
Решение, объединяющее популярные сервисы гугла: электронную почту, систему редактирования документов, мощный календарь, мессенджер и систему управления контентом. Можно использовать на своем корпоративном домене.
2. Central Desktop
Позволяет создать несколько приватных или публичных рабочих секций различных форматов: система управления проектом, вики (очень мощный сервис), базы данных, корпоративный блог или форум. Хорошо продумано разграничение прав доступа, поддерживаются форматы документов .doc и .xls Хорошо интегрируется с email-клиентами.
3. Zimbra Collaboration Suite содержит email, адресную книгу, мессенджер, календарь, органайзер, продвинутую вики и файлохранилище. Zimbra является инсталлируемой open source системой, т.е. ее нужно устанавливать на свой сервер. Имеет дескопный, мобильный и вэб-клиент (на аяксе). Сервис принадлежит Yahoo!
4. WebEx Connect
SaaS система для коммуникаций и совместной работы. Позволяет создавать рабочие пространства с хранилищем документов, календарем (интегрированным с Outlook), форумом, вики, закладками, RSS. Встроен мессенджер и вэб-конференции. Позволяет создавать бизнес-мэшапы и корпоративные порталы.
5. Zoho Business включает набор интегрированных бизнес-приложений от Zoho, систему администрирования юзеров и резервного копирования данных. Содержит все необходимое для работы с офисными документами, а также средства общения в режиме реального времени.
6. Webex WebOffice
Функциональные возможности включают: задачи, календарь, форум, контакты, документы (файлы), закладки, конструктор баз данных, учет затрат, опросы, E-mail. Разумеется, в офис интегрирован сервис для полноценных вэб-конференций от Webex. Много возможностей настройки.
7. Microsoft Office Groove
Office Groove - это десктоп-программа, которая создает виртуальную рабочую среду посредством синхронизации файлов, физически находящихся на компьютерах пользователей. Содержит мессенджер, форум, календарь, органайзер. Интегрирован с MS Sharepoint.
8. Microsoft Office Live
Объединяет услуги Web-хостинга с рабочим пространством для совместной работы над документами и задачами. Разумеется, сервис тесно интегрирован с офисными приложениями майкрософта.
9. LongJump Office Space Позволяет совместно работать над задачами и проектами. Содержит рабочий стол с виджетами, календарь, органайзер, хранилище файлов, форум, фотогалерею, систему управления проектами, отчеты. Интегрируется с Outlook и с другими приложениями платформы LongJump.
10. BlueTieВэб-сервис с rich-интерфесом. Можно использовать на собственном домене. Содержит E-mail, мессенджер, групповой календарь, органайзер, базу контактов, хранилище файлов, панель управления пользователями. Интегрируется с Outlook, поддерживает доступ с мобильных устройств [13].
Создав электронный офис, Вы можете оперативно реагировать на изменение вашего расписания или графика работы вашей компании посредством оперативного изменения настроек на вашей личной странице абонента. Вы сможете отсеивать ненужные звонки в неудобное для вас время. У вас появится возможность анализировать поступающие звонки с помощью статистики.
Мобильный офис - это целый комплекс услуг необходимых для организации и функционирования офиса, а именно:
· Квалифицированные операторы будут принимать все Ваши звонки на многоканальный номер 24 часа в сутки;
· Они будут отправлять Вашим клиентам коммерческие предложения факсы и e-mail;
· Курьерская служба будет доставлять Вам любую документацию;
· А также вы всегда можете получать любую справочную информацию и бронировать билеты.
А также Вы экономите:
· На аренде офисных площадей, время на подбор кадров и их обучение, на зарплатах и налогах;
· Квалифицированные операторы-консультанты, в отличие от секретаря, никогда не болеют, не просят прибавки к зарплате, не уходят в отпуск, а только работают, и работают - круглосуточно;
· Выезды курьера включены в пакет услуг, так что Вам нет необходимости брать человека в штат компании.
Вы сами можете находиться где угодно - дома, на даче, в дороге, в офисе другой компании, и при этом управлять Вашим бизнесом - из любой точки земного шара! Сотрудники Вашего «Мобильного офиса» примут, передадут или найдут необходимую информацию, доставят документы, отсекут нежелательные звонки, забронируют билеты, закажут доставку цветов, и многое другое.
Каждый проект виртуального офиса по-своему уникален и неповторим. Но он может быть неоценим для начинающего бизнесмен, а для солидной корпорации виртуального офиса недостаточно, чтобы «держать лицо» нужна «живая» приемная и квалифицированный секретарь.
Заключение
По мере того, как растет уровень топ-менеджеров, возрастают и требования к профессии секретаря. В девяностых годах, в соответствии с новыми требованиями, меняется учебный план в образовательных учреждениях, ориентированных на будущих секретарей.
Однако многие работающие секретари, имеющие профильное образование, отмечают, что даже новейшие учебные программы далеко не исчерпывают тот список знаний и умений, которые необходимы современному секретарю. В частности, практиками отмечается необходимость владения основами менеджмента, тайм-менеджмента и бизнес-психологии. Однако проблема в том, что в России очень мало образовательных семинаров по этим дисциплинам проводится именно для секретарей - чаще они бывают ориентированы на руководителей компаний.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
