Роль секретаря руководителя состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

В обязанности секретаря входит:

-                   Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т. д.

-                   Получение, обработка входящей и исходящей почты.

-                   Ведение телефонных разговоров, организация приемов.

-                   Ведение дневника руководителя, организация его встреч.

-                   Организация деловых поездок руководителя.

-                   Регистрация деловой корреспонденции, ведение дел.

-                   Организация и участие в работе совещаний.

-                   Информационное обеспечение.

-                   Оформление банковских счетов.

-                   Организация общих собраний и мероприятий общего характера.

Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных звонков и посетителей.

Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день.

Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения. Одна из главных задач секретаря - быть чутким посредником между руководителями и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т. п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя.

Затраты рабочего времени представлены в таблице 1.

Таблица 1 Сводка затрат рабочего времени секретарем

6. Спецификация рабочего процесса

Общие требования к работнику:

-                   умение работать на компьютере (Word, Excel, E-mail),

-                   хорошее знание иностранного языка,

-                   блестящие навыки общения с людьми,

-                   умение планировать и организовывать исполнение поручений руководства.

Основными делопроизводственными функциями являются:

-                   своевременная обработка поступающей кадровой документации;

-                   регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;

-                   разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

-                   доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;

-                   контроль за исполнением требований документов;

-                   размножение документов по кадровым вопросам и др.

Секретарь должен знать:

-                   организацию делопроизводства в организации (см. выше);

-                   формы и методы контроля за исполнением приказов по личному составу;

-                   структуру организации;

-                   стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

-                   положения, инструкции и другие руководящие материалы и нормативные документы по учету личного состава, ведению и хранению трудовых книжек и личных дел работников организации;

-                   действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников;

-                   порядок учета движения кадров и составления отчетности о состоянии трудовой дисциплины;

-                   порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы;

-                   основы трудового законодательства;

-                   правила внутреннего трудового распорядка;

-                   основы организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Деловые качества:

-                   ответственность;

-                   исполнительность;

-                   оперативность;

-                   самостоятельность;

-                   дисциплинированность;

-                   добросовестность.

Страницы: 1, 2, 3