Характеризуя информацию как предмет труда в процессе управления, необходимо учесть ряд ее особенностей. Прежде всего, информация—это предмет труда длительного пользования. При использовании она не теряет своих потребительских свойств, хотя и входит в состав готового продукта (управленческого решения), составляя его субстанцию. Такая особенность информации предлагает определенную специфику ее формирования. Наибольший объем работ и затрат связан с первоначальным созданием информационных массивов — банков данных. В последующем данные этих банков периодически обновляются, корректируются, но продолжают использоваться.
Поскольку содержание банков данных может быть использовано для разных подсистем и даже разных объектов управления, они могут быть в значительной мере централизованы.
Информация относится к предметам труда особого рода также потому, что она способна к саморазвитию. Количественное накопление информации дает возможность более четко установить тенденцию развития управляемого объекта и выявить новые связи между отдельными классификационными группами информации. Это позволило в качестве одного из важнейших принципов построения информационной системы сформулировать получение максимума производной при минимуме исходной информации.
Старение информации в ряде случаев связано с потерей ее ценности для конкретных условий и целей, но она может быть омоложена и вновь приобретает ценность с изменением условий. Определенную полезность сохраняет даже ретроспективная информация как база для анализа динамики.
Информация должна быть подготовлена к использованию. В зависимости от степени ее подготовленности может быть выделена: 40. первичная информация как набор данных, показателей, описывающих отдельные стороны процесса и его элементов; 41. вторичная информация, прошедшая определенное упорядочение и классификацию для получения целесообразной производственной информации; 42. информационные модели отдельных элементов и локальных процессов, описывающие статическое состояние объекта; 43. информационные модели динамики, характеризующие изменение отдельных элементов и процессов; 44. интегрированные информационные модели, описывающие определенные решения и имеющие активную направленность.
Первые две степени являются прерогативой информационной службы; третья и четвертая связаны с деятельностью определенных функциональных подразделений; последняя группа моделей пользуется руководителем.
Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется опосредованно, в деятельности объекта, на который данное решение направлено.
Для анализа информационного обеспечения наибольшее значение имеет выделение следующих разновидностей информации: 45. в зависимости от описываемых процессов—производственно-гномическую, технико-технологическую, организационную, социальную, информацию о внешних хозяйственных связях; 46. по отношению к управляемому объекту - внешнюю и внутрипроизводственную; 47. по роли в процессе управления - директивную, нормативную, плановую, аналитическую; 48. по степени обновляемости и порядку поступления — постоянную и переменную, длительного хранения, оперативную, циклическую, периодическую; 49. по степени агрегирования — простую, интегрированную, усредненную и т. п.; 50. по степени преобразования—первичную, производную, обобщенную; 51. по степени обработки — бухгалтерскую, статистическую, оперативно- производственную и т. п. [см. пр. 4].
При организации информационного обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта на происходящие изменения и реализуемые решения.
Необходимо отметить, что основным видом информации, циркулирующей на предприятиях (объединениях), является информация, организующая производственные и технологические процессы и реализующая методы управления этими процессами. Разработка конструкторской и технологической документации, создание и поддержание в актуальном состоянии нормативной базы, планирование, учет и оперативное управление производственными процессами создают на предприятиях (объединениях) мощный поток производственно-экономической информации. Она может быть директивной или распорядительной, производственно-экономической или общественно- воспитательной и т. п.
Под экономической информацией понимают информацию, которая возникает при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия (объединения) и управления этой деятельностью.
Экономическая информация обладает рядом особенностей: 1) В основной массе она имеет дискретную форму преставления; выражается в цифровом или алфавитно-цифровом виде; 1) Отражается на материальных носителях (документах, перфолентах, перфокартах, магнитных лентах, дисках и т.д.); 1) Ее большие объемы обрабатываются в установленных временных пределах, зависящих от ее конкретных функций, чаще всего – это циклическая регулярная обработка; 1) Исходная информация, возникающая в одном месте, находит свое отражение в различных функциях управления и в связи с этим подвергается различной обработке несколько раз, что требует многократной перегруппировки данных; 1) Объемы исходной информации достигают больших размеров при относительно малом числе операций ее обработки; 1) Исходные данные и результаты расчета, а иногда и промежуточные результаты подлежат длительному хранению. 1) Исключительно важными требованиями к экономической информации в системах управления производством являются требования своевременности, полноты и достоверности, которые следует неукоснительно выполнять при организации обработки экономической информации.
При создании информационного обеспечения ориентируются на усредненную, выровненную потребность в информации руководителей и специалистов [см. пр. 7]. Особое место здесь занимает информация об управлении, в которой отражаются прогрессивные приемы и методы организации управления [4, с. 28].
В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную, выполняющую роль нормативно- справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.
Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов: 52. описание состояния объекта, т. е. физическая фотография. Это предполагает набор технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую системы, с соответствующей классификацией этих показателей; 53. моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей, т. е. формирование частных статических моделей; 54. отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и процессов, т. е. обоснование тенденций количественного и качественного изменения в производстве. При этом количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное изменение — ее частичную или полную перестройку; 55. интегрированная информационная модель процесса производства, отражающая взаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства.
Порядок формирования определяет подход к анализу состава информации. Организация информации в значительной степени предопределяет порядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования. Четкая организация банков данных позволяет более полно обосновать направления движения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения.
Таким образом, система информационного обеспечения — это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.
Необходимо отметить, что важнейшим направлением является исследование движения информации, то есть анализ информационного потока, обеспечивающего связи, необходимые в производственной системе (между структурными подразделениями аппарата управления), и ее контакты с внешней средой (учреждениями и организациями). Обеспечение рациональных связей между источниками и приемниками информации и путей ее циркулирования является одним из непременных условий эффективного функционирования системы управления. Относительное постоянство взаимозависимостей структурных подразделений позволяет выбирать рациональную структуру путей движения информации и наиболее эффективные технические средства для каждого канала связи.
Таким образом, поток информации – движение информации от источника к получателю, направление которого задается адресами источника и получателя информации.
Потоки характеризуются количеством информации, находящейся в системе и обрабатываемой в единицу времени. Данные могут обрабатываться и перемещаться: поточно, по мере возникновения; с регулярной периодичностью, когда информация накапливается, после чего обрабатывается и перемещается через заранее установленные интервалы времени; нерегулярно по мере возникновения отдельных информационных совокупностей.
Вид движения информации и сроки ее поступления в управляющую систему должны быть согласованы во времени с циклом производства и обеспечивать возможность своевременного вмешательства в ход производства [9, c. 111] .
Руководители, которым для успешного осуществления управленческой деятельности необходима как информация из внешней среды, поставляемая системой НТИ, так и разнообразная внутрифирменная информация, должны соблюдать принципы систематизации информационных потоков, а именно: 56. обеспечение полноты и достоверности учета всех сторон хозяйственной деятельности, достижение неразрывных связей между оперативным, статистическим и бухгалтерским учетом; 57. минимизация информационного шума и ограничение информационной избыточности лишь требованиями надежности; 58. обеспечение неразрывной связи между внешней и внутренней информацией и принятием решений на всех уровнях иерархии управления [2, с. 19].
2.3. Источники информации и методы исследования информационного обеспечения
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
