Информация о новичке
Важно не только представить новому сотруднику его будущих коллег, но и рассказать о новом человеке в коллективе. Для этого необходимо использовать имеющиеся коммуникационные каналы:
0 интранет-страницу «Наши новички»;
1 электронную рассылку;
2 информационный стенд;
3 корпоративный бюллетень или газету;
4 личное представление (в данном случае сложность может вызвать то, что не всех сотрудников компании можно застать на местах).
Информация о новом руководителе
В случае прихода нового руководителя HR-службе имеет смысл подготовить план его знакомства с сотрудниками. Часто сотрудники относятся к новому руководителю с некоторой настороженностью, в то время как желательно, чтобы топ-менеджер с первого же дня пользовался уважением подчиненных. Информацию о руководителе нужно распространить по всем каналам внутри организации, и она должна включать следующие сведения:
5 образование и опыт работы;
6 успехи и достижения в предыдущих проектах;
7 семейное положение, хобби и т. д.;
8 взгляды на организацию рабочего процесса.
Оптимальным вариантом является представление этих сведений в виде интервью. Другие варианты: самопрезентация, рассказ третьих лиц.
Информация о новом рядовом сотруднике
Рядовому сотруднику уделяется меньше внимания, чем топ-менеджеру, но представить его коллективу все равно необходимо, хотя бы в рамках его подразделения.
Представление нового сотрудника
Знакомство нового сотрудника с коллегами обычно проходит по приведенному ниже плану.
1. Знакомство с коллегами внутри подразделения.
2. Знакомство с коллегами смежных подразделений, с которыми новичок будет непосредственно взаимодействовать.
3. Знакомство с вышестоящим руководством. При представлении новичок и другой сотрудник обмениваются следующей информацией:
9 имя и фамилия, должность;
10основные задачи того и другого;
11вопросы, по которым они будут взаимодействовать.
1. Обучение, связанное с ознакомлением с корпоративными стандартами.
В данную группу входит обучение:
12правилам работы с клиентами;
13правилам работы с корпоративной базой данных;
14составлению отчетности и т. д.
Хорошо, если это обучение сопровождается выдачей памяток, в которых прописаны все основные алгоритмы.
2.Профессиональное обучение. Часто в компанию принимают сотрудника, который не обладает полным набором необходимых компетенций, но отличается достаточно высоким потенциалом. В этом случае для него целесообразно спланировать необходимое обучение, информация о котором будет отражена в Адаптационном листе. В таких случаях необходимо прикрепить к новичку наставника.
3.Стажировка. В ряде компаний практикуется стажировка специалистов в смежных подразделениях, которая организуется для ускоренного вхождения в должность и понимания сотрудником основных бизнес-процессов.
С целью быстрой адаптации нового тренинг-менеджера, который будет заниматься обучением персонала, можно направить его на ограниченный период на стажировку в отдел продаж, маркетинга и т. д. Таким образом, он будет хорошо понимать, чем занимаются сотрудники, с которыми он будет взаимодействовать в дальнейшем и программы обучения для которых будет разрабатывать.
Перечисленные выше формы обучения - минимальный набор инвестиций в нового сотрудника.
Предложение о работе (Job Offer) (приложение 5) по сути является первым инструментом будущей адаптации, и необходимо отнестись к нему со всей серьезностью.
Как правило, официальное предложение работы - документ на полторы-две страницы, который включает в себя в концентрированной форме условия будущего трудового договора, в том числе следующую информацию:
15предлагаемую должность;
16место должности в структуре компании, т.е. указание, у кого сотрудник будет состоять в прямом и функциональном подчинении;
17перечень функциональных обязанностей;
18место работы;
19объем командировок;
20наличие испытательного срока;
21размер оплаты труда и структуру дохода;
22ключевые показатели эффективности деятельности;
23условия компенсации понесенных расходов: оплату мобильной связи, расходов на использование автомобиля;
24предоставление других льгот - медицинское страхование;
25дату ожидаемого выхода на работу или дату получения согласия кандидата;
26перечень документов, которые необходимы для оформления на работу.
Подготовка такого подробного предложения облегчит в будущем работу сотрудников службы персонала: инспектору по кадрам не придется гадать, чем же должен заниматься сотрудник, и скачивать его должностную инструкцию из Интернета.
Принятое соискателем предложение о работе позволяет работодателю прекратить поиск, а кандидату - начать процедуру увольнения в своей компании.
К слову, в Европе Job Offer заменяет трудовой договор при найме на работу, и поэтому его статус там более весомый, у нас же подписанное предложение о работе является аналогом соглашения о намерении заключить трудовой договор.
Предложение о работе может быть отклонено кандидатом, в случае если его не устраивают предложенные условия. Надо помнить, что Job Offer всего лишь содержит описание будущей работы и компенсации за нее.
В успешной адаптации нового сотрудника заинтересована прежде всего компания. Это не только вопрос комфорта новичка, но и обретение эффективного и лояльного сотрудника.
В некоторых компаниях принято считать, что развитие персонала является исключительной прерогативой сотрудников HR-службы, что в корне неверно.
Идеально, если со стороны компании в адаптации нового сотрудника принимают участие три стороны:
1)наставник
2)непосредственный руководитель
3)служба персонала
На практике участие всех сторон встречается не во всех компаниях.
Рассмотрим функции каждой из сторон, предполагая, что в компании все стороны (линейные руководители, наставники, службы персонала) задействованы в процессе адаптации новых сотрудников.
Служба персонала
Опыт показывает, что эффективнее всего, когда HR-служба выполняет координирующую роль в процессе адаптации, а именно разрабатывает и внедряет адаптационные инструменты, обучает внутренних клиентов (руководителей и наставников) их использованию, контролирует исполнение утвержденных процедур.
Задач и службы персонала по отношению к новым сотрудникам:
- участие в проведении мероприятий по адаптации, например, проведение вводного инструктажа о правилах внутреннего распорядка, нормах техники безопасности, положении о коммерческой тайне и т.д.;
- проведение Welcome! Тренинга;
- подготовка Комплекта новичка;
- эмоциональная поддержка новичка во время всего периода адаптации;
- получение обратной связи от новичка после окончания адаптационного периода.
Кто именно в службе персонала координирует адаптацию нового сотрудника, зависит, прежде всего, от структуры службы и распределения обязанностей внутри нее: это может быть менеджер по персоналу, менеджер по подбору персонала, тренинг-менеджер.
Линейный руководитель
Руководители подразделений являются ключевыми клиентами службы персонала.
Задачи, стоящие перед руководителем по адаптации новых сотрудников:
1.Определение должностных обязанностей. Подготовка предложений о работе.
2. Постановка целей и задач на период испытательного срока, определение содержания работы на это время - новичок должен четко понимать, по каким критериям его будут оценивать после того, как испытательный срок окончится.
3. Определение наставника из числа ведущих специалистов отдела. Следует помнить, что неправильный выбор наставника может свести на нет эффективность всей адаптации.
4. Ознакомление новичка с содержанием Адаптационного листа и разъяснение назначения запланированных мероприятий.
5. Отслеживание промежуточных результатов. Важно избегать ситуации, когда сотрудника оставляют без контроля на весь испытательный срок, в конце которого фактические результаты его деятельности расходятся с запланированными. Хотя бы раз в месяц необходимо беседовать с новым работником о том, каких успехов он достиг и с какими сложностями сталкивается. По результатам такой встречи может быть принято решение о сокращении продолжительности испытательного срока.
6. Оценка выполненных заданий, проведение оценочных мероприятий для проверки приобретенных знаний в случае обучения сотрудника во время адаптационного периода.
7. Принятие решения относительно работы нового сотрудника в компании.
Наставник
Наставничество - процесс обучения, консультирования и оценки новичка более опытным сотрудником. Следует помнить, что наставник не только помогает новичку адаптироваться в компании, но и развивает собственные управленческие навыки.
Действия, выполняемые наставником в адаптационном процессе:
- подготовка рабочего места нового сотрудника к первому дню его работы;
- поздравление новичка с началом работы;
- рассказ о функциях подразделения и знакомство новичка с коллективом - часто эту функцию осуществляет отдел персонала, но по опыту эффективнее, если ее возьмет на себя наставник, который лучше, чем представитель HR-службы, сможет акцентировать внимание на том, с кем человеку придется общаться, к кому обращаться за помощью в тех или иных случаях;
- знакомство с рабочим местом, оборудованием, содержанием функциональных обязанностей, подготовленных руководителем;
- обеспечение доступа в Интранет, обучение работе в корпоративной базе данных;
- обучение в процессе работы - хорошо, если в компании существует план обучения или стажировки, по которому работает наставник;
- предоставление обратной связи, которая является инструментом развития новичка.
Куратор
Очень часто в литературе термины «наставник» и «куратор» используются как синонимы. Предлагаю посмотреть на них немного шире, тем более что все чаще речь идет об одной из новых российских компаний форм наставничества - buddying (от анг. buddy - дружок, приятель). В этом случае к новичку «прикрепляется» «приятель». Он помогает только что пришедшему сотруднику сориентироваться в негласных правилах компании. Например, объясняет, как принято обедать, поздравлять коллег с днем рождения и т.д.
Задачами куратора могут быть:
- помощь в изучении алгоритмов работы в корпоративном интранет-портале;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
